Federale arbeidswetgeving vereist van werkgevers dat zij een nauwkeurige administratie bijhouden van de werktijden van een werknemer. Als medewerkers hun uren bijhouden met een tijdkaart, of ze nu een prikklok gebruiken of een handgeschreven document, moet een werkgever zich houden aan bepaalde regels die zijn vastgelegd in de Fair Labor Standards Act (FLSA).
Record houden
De informatie die op een tijdkaart voor medewerkers wordt geregistreerd, wordt als een officieel document beschouwd. De precieze informatie die moet worden bijgehouden, is niet strikt omschreven, maar het Amerikaanse ministerie van arbeid stelt voor om de volledige datum van de dagen waarin gewerkt is samen te stellen, waarbij de tijd duidelijk zichtbaar is en de totale gewerkte uren voor elke dag. Tijdkaarten voor elke medewerker moeten minstens twee jaar in het bestand worden bewaard. Het ministerie van arbeid eist van werkgevers dat ze de archieven beschikbaar houden voor een inspectie. Bewaar de gegevens op een gemakkelijk toegankelijke plaats omdat u mogelijk wordt gevraagd om aanvullende informatie op basis van de gegevens op elke tijdkaart. Bewaar de gegevens van een medewerker gedurende twee jaar, ook als die persoon niet langer in dienst is bij u.
Na een tijdje
Nauwkeurig bijhouden van uren met behulp van een tijdkaart is essentieel om te bepalen of uw werknemers overuren moeten betalen. Werknemers hebben recht op extra loon voor alle uren gerapporteerd op een tijdkaart van meer dan 40 in een bepaalde werkweek. De FLSA beschrijft een werkweek als zeven opeenvolgende dagen van 24 uur, die kunnen beginnen op elke gewenste dag van de week, of een totaal van 168 aaneengesloten uren. Een werknemer moet minimaal 1 1/2 keer worden betaald, ongeacht het normale uurtarief voor elk uur overwerk. Sommige werknemers zijn vrijgesteld van overwerkregels, zoals bepaalde soorten verkopers, uitvoerende en professionele werknemers, landarbeiders en anderen. Zie de link in het gedeelte over hulpbronnen hieronder voor meer informatie over vrijstellingen van werknemers.
Schriftelijk beleid
Ontwikkel normen waarvan u verwacht dat uw werknemers zich houden aan de uren die ze werken, zoals exacte start- en stopmomenten, het aantal uren dat ze elke dag moeten werken en hoeveel tijd er wordt besteed aan pauzes. Zorg ervoor dat elke werknemer weet dat het ten onrechte opnemen van de uren die ze hebben gewerkt, of het opzettelijk slaan van de tijdkaart van een collega, verboden is. Bepaal welke disciplinaire maatregelen u zult nemen als deze procedures niet worden gevolgd, tot en met mogelijke beëindiging. In het geval dat een werknemer u juridisch uitdaagt over de tijd dat ze zijn betaald, kan het helpen van uw kant van het argument als u richtlijnen hebt voor het documenteren van de tijd die u hebt gewerkt.
