Bedrijven hebben activa die in de loop van de tijd waarde verliezen en mogelijk moeten worden verwijderd. Een voorbeeld hiervan is dat oude auto's een afvoerkanaal voor het bedrijf kunnen zijn vanwege frequente reparaties. Een brief voor het ter beschikking stellen van een goed geeft de laatste plaatsing of afstand van afval, overtollig materiaal of schroot volgens het juiste proces en onder de juiste autoriteit. Verwijdering kan worden verkregen door verlating, vernietiging, internering, verbranding, schenking of verkoop. Activa moeten worden verwijderd in overeenstemming met het beleid inzake opruiming van activa.
Bepaal de procedures voor het vervreemden van activa in de staat waarin uw bedrijf is gevestigd; geef ze vervolgens aan in de brief voor het ter beschikking stellen van activa. Vul een aanvraagformulier voor het verwijderen van activa in, dat meestal te verkrijgen is bij de inkoopafdeling van het bedrijf. Als de verkoop van de activa de verwijderingsmethode gaat worden, vraag dan dat geïnteresseerde kopers hun interesse kenbaar maken. Vermeld de specifieke activa die moeten worden verwijderd en geef hun huidige waarde.
Vermeld de plaats waar diegenen die geïnteresseerd zijn in het kopen van de activa deze moeten bekijken. Geef de tijd aan waarop de bezichtiging zal plaatsvinden en de procedure die moet worden gevolgd om de verkoop uit te voeren. Geef aan of de koper een aanbetaling moet doen op de dag van de verkoop en of er kosten in rekening worden gebracht voor deelname aan de veiling.
Neem in de brief over het deponeren van activa de aanbestedingsopties op als u over de activa beschikt met behulp van het 'tendersysteem'. (Het verschil tussen "verkopen" en "aanbesteden" is dat verkopen het verkopen van de activa tegen een vaste prijs inhoudt, terwijl bij de aanbesteding kopers moeten bepalen welke prijzen zij bereid zijn te betalen.In het aanbestedingssysteem worden de activa verkocht aan de hoogste bieder.)
Een van de opties is om de activa intern te verkopen, dat wil zeggen voor leden - zoals werknemers of aandeelhouders - van het bedrijf. Geef aan of er externe aanbesteding zal plaatsvinden, wat betekent dat buitenstaanders mogen aanbesteden. De brief voor het ter beschikking stellen van activa moet deze opties duidelijk aangeven en de methode aangeven - bijvoorbeeld kranten of online - om reclame te maken voor de aanbesteding.
Geef in de brief met betrekking tot het aanbieden van activa aan of er een minimale biedprijs is en wat er zal gebeuren als dat minimum niet wordt gehaald. Geef aan of de verwijdering zal worden stopgezet of dat andere verwijderingsmethoden worden overwogen.
Geef in de brief voor het ter beschikking stellen van activa aan of inruil toegestaan is. Dit is waar activa worden verhandeld en worden toegepast op de aankoop van nieuwe items. Als dit het geval is, geef dan aan dat een aanvraag voor verwijdering van activa wordt ingediend en doorgestuurd naar de bedrijfsafdeling die verantwoordelijk is voor het beheer van de activa. Sommige bedrijven sluiten echter financiële dienstverleningsbedrijven, zoals investeringsbanken, aan om hun activa te beheren. In die gevallen worden de aanvraagformulieren voor het wegwerpen van activa doorgestuurd naar de relevante financiële dienstverleners.
Wijs erop of de activa door donatie aan behoeftige mensen worden afgestoten of dat ze worden vernietigd. Geef het proces aan dat moet worden gevolgd om te bepalen aan wie de activa worden gedoneerd. Als de vernietiging door vernietiging gebeurt, geef dan aan hoe dit zal gebeuren en aan welke relevante wetten moet worden voldaan.
