De eerste communicatie tussen een potentiële klant en een advocatenkantoor gebeurt meestal via de telefoon, afgehandeld door een receptioniste. Het is daarom belangrijk dat de receptioniste van het bedrijf te allen tijde professioneel en hoffelijk is. Het behouden van professionaliteit kan echter soms een uitdaging zijn, vooral voor receptionisten die dagelijks een groot aantal telefoontjes beantwoorden. Maar er zijn bepaalde principes die u altijd moet volgen bij het beantwoorden van oproepen op een advocatenkantoor.
Initial Call Intake
Neem elk telefoongesprek door de naam van het advocatenkantoor bekend te maken, identificeer uzelf bij naam en vraag hoe u de beller kunt helpen. Bijvoorbeeld: "Goedemorgen, dit is het advocatenkantoor van X en Y, Jane spreekt, met wie spreek ik?" Als u de beller bij naam hebt geïdentificeerd, vraagt u "Hoe kan ik u vandaag helpen, mevrouw Z", en raadpleeg de beller op naam tijdens de rest van het gesprek. Het nemen van aantekeningen tijdens elke oproep kan nuttig zijn, vooral met betrekking tot namen. Behoud een positieve toon tijdens het gesprek, wees geduldig en verlies nooit je geduld. Vermijd het gebruik van jargon, jargon of niet-woorden zoals "uh huh" en "um."
Identificatie van de behoeften van de beller
Het is erg belangrijk voor u om goed naar een beller te luisteren en haar behoeften te identificeren en de gevraagde informatie op een duidelijke en beknopte manier aan haar te verstrekken. Elke beller zoekt hulp bij het verkrijgen van de benodigde informatie of bij het vinden van de juiste persoon met wie hij moet spreken.
Routebeller naar geschikte persoon in bedrijf
Als de beller om informatie vraagt die het beste door een advocaat wordt verstrekt, moet de beller worden geïnformeerd dat hij met iemand anders moet praten en hem moet vragen om te worden overgedragen. Neem contact op met de advocaat aan wie u het gesprek wilt doorverbinden, kondig de beller bij naam aan, maak het doel van het gesprek bekend en stuur het gesprek door als de advocaat beschikbaar is. Geen beller mag langer dan 45 seconden in de wacht staan. Vraag de beller na 45 seconden of ze wil doorgaan, dat hij teruggebeld wil worden als er een advocaat beschikbaar is of dat hij later terug wil bellen.
Ophangen
Voordat u een gesprek beëindigt, moet u informeren of u verdere hulp kunt krijgen voordat u het gesprek beëindigt. Bedank de beller voor het overwegen van het advocatenkantoor. Het is zelden mogelijk voor een wettelijke receptionist om een potentiële klant te overtuigen om een advocatenkantoor in te huren, maar het is heel gemakkelijk voor een receptioniste om een klant voor een advocatenkantoor te verliezen door onprofessioneel, grof of onbeleefd te zijn.
