De taken en verantwoordelijkheden van een facturatieafdeling variëren sterk, afhankelijk van de sector waarin de afdeling actief is en de klant (en) die deze bedient. Succesvolle en goed beheerde factureringsafdelingen delen echter enkele constanten. Een effectieve factureringsbeheerder moet bijvoorbeeld beschikken over degelijke leiderschapskwaliteiten, aantoonbare praktische kennis van verzamelingen en factureringspraktijken en het vermogen hebben om medewerkers op een consistente basis te motiveren.
Ontwerp een werkbaar factureringsschema om ervoor te zorgen dat de facturerings- en betalingscycli tijdig worden voltooid en in overeenstemming met de kwaliteitscontrolenormen. Voorzie personeel van kopieën van procedures voor het factureren van het beleid en een bedrijfshandboek voor eenvoudige naslag.
Toezicht houden op kwaliteitscontroles. Monitor schriftelijke en mondelinge communicatie tussen personeel en klanten. Let op de naleving van verzamelingen en factureringsprocedures en voorbeelden van correct uitgevoerde aanpassingen en afschrijvingen.
Implementeer trainingscursussen voor personeelsleden over bedrijfsprocedures en standaarden. Bied koude en zachte beltechnieken, onderhandelingstips en softwaretraining.
Beheer rapporten over facturatie- en verzamelactiviteiten. Geef klanten kopieën - geen originelen - van dergelijke rapporten. Informatie verzamelen over andere factureringsafdelingen om accounts op één plaats te documenteren.
Regelmatige stafvergaderingen houden. Analyse van het operationele volume en indien nodig wijzigingen opleggen. Houd het moreel hoog door medewerkers te erkennen die een hoog prestatieniveau hebben, een geschiedenis van effectieve communicatie naar het management te tonen en medewerkers te volgen en een positieve indruk te geven op de afdeling organisatie en facturering.
Tips
-
Werk het computersysteem van uw factureringsafdeling bij naarmate nieuwe technologieën beschikbaar komen.
