Is er iets meer verbijsterends dan op je eerste werkdag naar een nieuw kantoor lopen en geen idee hebben wat je moet doen, laat staan waar je de badkamer kunt vinden? Met een beetje planning (en een lange herinnering aan hoe het was om zelf een newbie te zijn), kun je een handleiding voor werknemersoriëntatie ontwerpen die ervoor zorgt dat first-timers zich meteen thuis voelen.
Identificeer het doel en de reikwijdte van de handleiding. Is het om de nieuwkomer door het stapsgewijze proces van het uitvoeren van specifieke taken te leiden? Is het om haar kennis te laten maken met bedrijfsgeschiedenis en -beleid, regels voor passend gedrag en standaardformulieren en -procedures op basis van aanwezigheid, vakanties en ziekteverlof? Of is het een combinatie van beide?
Geef een overzicht van de onderwerpen die in de handleiding moeten worden behandeld en bepaal of u de volledige handleiding zelf wilt schrijven of deel ervan wilt overdragen aan deskundig personeel. Deze beslissing zal gebaseerd zijn op de complexiteit van de taak en ook hoe vaak de handleiding moet worden bijgewerkt om gelijke tred te houden met de groei van het bedrijf en de introductie van nieuwe technologie.
Verzamel en kopieer de bestaande documenten voor opname in de handleiding. Deze omvatten zaken als de functie-specificaties voor de positie van de nieuwe medewerker, gestandaardiseerde formulieren, de bedrijfsmissie en / of het laatste jaarverslag, een organigram, een plattegrond op de werkvloer, een lijst met medewerkers, hun titels en hun kantoortelefoon. nummers, beleid voor seksuele intimidatie en misschien een kopie van de laatste bedrijfsnieuwsbrief.
Bepaal welke onderwerpen vanaf nul moeten worden geschreven. Medewerkers die niet alleen nieuw zijn in het bedrijf maar ook nieuw voor de stad, kunnen bijvoorbeeld een lijst met nabijgelegen restaurants, winkels en postkantoren op prijs stellen. Als er ongeschreven tradities zijn die interessant zijn voor nieuwkomers, is dit een goede plaats om ze te vermelden. Bijvoorbeeld, misschien is er een divisie potluck eens per maand gehouden om verjaardagen te vieren, of misschien is er een yogales op locatie die elke vrijdag tijdens de lunchpauze bij elkaar komt.
Advies vragen aan enkele van uw meest recent ingehuurde medewerkers. Vraag hen welke soorten materialen op hun eerste dag nuttig zouden zijn geweest en hoe ze de informatie hadden gevonden die ze nodig hadden.
Voeg een welkomstbrief toe van de supervisor van de werknemer of zelfs de president van het bedrijf. Deze brief moet de ontvanger aanmoedigen om ideeën voor de handleiding bij te dragen als hij manieren ziet waarop de inhoud kan worden verbeterd en / of uitgebreid.
Bepaal de regels van wat geschikt kantoorgedrag is. U kunt bijvoorbeeld verbodsbepalingen opnemen voor het gebruik van kantoortelefoons voor privégesprekken, surfen op internet, externe e-mails verzenden of een bedrijfsvoertuig besturen om boodschappen te doen. Als het bureau of kantoor van de medewerker duidelijk zicht heeft op de klanten en bezoekers van het bedrijf, moet u ook regels opstellen voor zover het gaat om kunstwerken, planten, bureau-items, foto's, radio's, enz.
Bepaal wat de bedrijfskledingcode is.
Organiseer alle materialen in een ringband met drie ringen die u op de eerste werkdag aan de medewerker kunt geven.
Rekruteer extra paar ogen om de inhoud grondig te lezen.
Voeg een aftekenvel voor de werknemer toe om te bevestigen dat zij het handboek voor oriëntatie heeft ontvangen en dat zij verantwoordelijk zal zijn voor het beoordelen van alle materialen in de handleiding.
Tips
-
Aangezien een handleiding voor werknemersoriëntatie kan worden beschouwd als een werk in uitvoering, kunt u overwegen een online versie te maken die alle werknemers kunnen gebruiken en, indien nodig, hun herinneringen over het bedrijfsbeleid op te frissen. Als het praktisch uitvoerbaar is, laat dan elke medewerker in uw organisatie individuele handleidingen voor het bureau opstellen waarin al hun verantwoordelijkheden worden behandeld. Dit is niet alleen aan te raden om bij de hand te hebben als een tijdbesparende trainingstool als / wanneer ze kennisgeving geven, maar maakt het ook mogelijk dat tijdelijk personeel gemakkelijk kan invullen als de werknemer op een langere vakantie gaat of ziek is.
Waarschuwing
Onthoud nooit cruciale stappen uit een uitleg over het uitvoeren van een taak. Zelfs iets simpels als hen vertellen waar de knop "aan" op een machine staat of in welke lade bepaalde documenten worden bewaard, zal enorm worden gewaardeerd door een nieuwkomer.
