Een van de betrouwbaarste manieren om te bepalen hoe goed een bedrijf aan het werk is, is het gebruik van een bezoekrapport. Zijn uw externe activiteiten net zo goed als zou moeten? Is uw kleuterschool of zorginstelling klaar om te licentiëren? Door een uitgebreid bezoekrapport te schrijven, kunt u bepalen of aan een breed scala aan bedrijfsdoelstellingen wordt voldaan. Bezoekrapporten, ook wel reisverslagen genoemd, zijn een uitstekende manier om erachter te komen of uw bedrijfsstandaarden ter plaatse worden uitgevoerd op de manier die u gepland had.
Formatteer het rapport
Bezoekrapporten zijn zakelijke documenten. Afhankelijk van de organisatie of branche kan het rapport een notitieformaat of een bedrijfssjabloon volgen. Kies over het algemeen een memo-indeling als het bezoekrapport naar een groep interne leiders gaat. Kies een formelere zakelijke rapportsjabloon als het bezoekrapport aan externe bronnen wordt verstrekt. Gebruik standaard bedrijfsopmaak met professionele lettertypen zoals Times New Roman of Arial. Behoud marges van 1 inch.
Vermeld de doelstellingen
Leg de reden voor het bezoek uit. De doelstellingen omvatten de frequentie van het bezoek, samen met primaire statistieken of aandachtsgebieden. Het bezoek kan bijvoorbeeld de eerste zijn uit een reeks van vier die in de loop van een jaar zijn uitgevoerd om de implementatie van nieuw beleid of productiestatistieken te beoordelen. Vermeld duidelijk wat u tijdens het bezoek zocht, inclusief eerdere bezoeken, aanbevelingen of actieplannen.
Voorbeeld:
Dit rapport is om te bepalen of Plainview School heeft voldaan aan alle vergunningseisen voor naschoolse opvang.
Bespreek feedback en belangrijke inzichten
Let op de identiteit van de belangrijkste personen die tijdens het bezoek zijn geïnterviewd. Bezoeken kunnen bijeenkomsten met belangrijke leidinggevend personeel op de locatie zijn, zoals managers of bedrijfsdirecteuren. Het is ook gebruikelijk om personeel van een lager niveau te ontmoeten die beter vertrouwd zijn met de operationele processen.
Voorbeeld:
Onder de geïnterviewden waren Sarah Winters, schooldirecteur, schoolverpleegster Emily Thorn, Rick Marden, basisleraar en Carol Hathaway, voedingsdeskundige en diëtist.
Bespreek belangrijke feedback van leiderschap en personeel. Het is niet essentieel om de geïnterviewden te citeren, maar om te zoeken naar belangrijke inzichten en gemeenschappelijke punten van zorg. Inclusief gestandaardiseerde enquêtes die zijn gebruikt of een specifieke reeks vragen die tijdens het bezoek zijn gesteld.
Geef belangrijke inzichten en waarnemingen weer
Waarnemingen zijn gebaseerd op wat persoonlijk gezien en niet overgebracht is op basis van interviews. Bezoekers kunnen bijvoorbeeld visueel vaststellen dat de operatie te veel werknemers lijkt te hebben die niet bezig gehouden worden. Alles van netheid tot algemene organisatie is onderhevig aan waarnemingen. Neem deze inzichten op in het bezoekverslag.
Voorbeeld:
Tijdens een middagbezoek omvatte het lunchaanbod een groente- en fruitkeuze, maar er werd geen alternatief geboden voor mensen met speciale dieetbehoeften.
Vat conclusies samen
Bepaal of de organisatie doelstellingen behaalt op basis van de verstrekte feedback en observaties. Gebruik waar mogelijk details en kwantificeerbare informatie om conclusies te ondersteunen. Als het doel van een bezoek aan een nieuwe fabriek bijvoorbeeld is om vast te stellen of het in het eerste kwartaal 60 procent bemand was, geef dan de feitelijke personeelsaantallen met omzet, bestaande wervingsinspanningen en afdelingen waar tekortkomingen bestaan.
Voorzie toekomstige actieplannen
Geef aan wanneer toekomstige bezoeken zo gepland zijn en of deze vooraf zijn bepaald of het resultaat zijn van het recente bezoek. Dit kan bijvoorbeeld het derde jaarlijkse bezoek op kwartaalbasis zijn geweest. Geef aanbevelingen voor verbeteringen. Als bepaalde actieplannen zijn gedefinieerd, geef deze dan in detail aan. Dit levert een successtatistiek voor het volgende bezoek.
