Een fax, ook wel een fax genoemd, is een elektronische verzending van een gescand document. Het document dat wordt verzonden, kan van elk formaat zijn, maar moet altijd vooraf worden vergezeld van een faxvoorblad. De indeling van dit faxvoorblad kan enigszins variëren, maar er zijn een paar essentiële elementen die altijd moeten worden opgenomen.
Essentiële elementen
Bepaalde items moeten altijd worden opgenomen in de begeleidende brief van de fax, zoals de naam van de ontvanger, het aantal pagina's dat wordt gefaxt, inclusief de begeleidende brief en de datum. Vermeld ook uw naam, faxnummer en telefoonnummer.
Andere standaardelementen
Andere items die niet essentieel zijn, maar wel op de faxvoorbladen kunnen worden vermeld, zijn de contactgegevens van de ontvanger, het onderwerp van de fax en eventuele opmerkingen die u hebt voor de ontvanger. U kunt ook aanvullende informatie over afzenders toevoegen, zoals uw bedrijfsnaam of de URL van de website.
Gebruik een standaard sample-indeling
Gebruik een standaardindeling wanneer u een begeleidende brief van een fax verzendt en sjablonen zijn beschikbaar in bijna alle tekstverwerkingsprogramma's. Een veelvoorkomend formaat is om de naam, fax en telefoon aan de linkerkant van de ontvanger en de naam, fax en telefoon aan de rechterkant van de afzender te vermelden, met de aanvullende elementen onder deze twee secties.
