Factuurvalidatie is noodzakelijk voor elk bedrijf; het omvat het kruiselings controleren van ontvangen of gefactureerde bedragen met betaalde of ontvangen bedragen.De meeste boekhoudsystemen zijn geautomatiseerd, maar er zijn momenten waarop het nodig kan zijn om facturen handmatig te valideren. Kleine bedrijven kunnen handmatig alle facturen valideren, wat werkt zolang er een systeem van checks and balances is om de oneerlijkheid van werknemers te beperken.
Inkomende facturen
Eén medewerker moet facturen samenstellen wanneer deze aankomen, ze scheiden per leverancier en ether ze persoonlijk verifiëren of doorsturen naar de medewerker die verantwoordelijk is voor het individuele account. Of een factuur geldig is, hangt van verschillende factoren af, het is dus essentieel dat ze allemaal op de juiste locatie terechtkomen. Een medewerker moet vervolgens elk item controleren, de factuur registreren en de factuur doorsturen voor betaling. Personen die verantwoordelijk zijn voor het valideren van facturen mogen nooit toegang hebben tot de gelden voor betaling.
Uitgaande facturen
Alle uitgaande facturen moeten vóór verzending worden gecontroleerd op juistheid. Hoewel een persoon of afdeling verantwoordelijk kan zijn voor het invoeren van artikelen, inclusief verkoop- en servicekosten, toegewezen arbeidskosten en alle materialen en benodigdheden die voor een bepaalde taak worden gebruikt. Elke factuur moet worden gecontroleerd met het bijbehorende klantaccount om de klanttevredenheid te verhogen door middel van nauwkeurige facturering en om arbeidskosten te verlagen die worden veroorzaakt door factuurcorrecties.
betalingen
Nadat de facturen zijn gevalideerd, worden ze overgemaakt aan een persoon of afdeling voor het verwerken van de betaling. Het is absoluut noodzakelijk dat de persoon die verantwoordelijk is voor het valideren van facturen geen toegang heeft tot betalingsfondsen. Dit systeem van checks and balances zorgt ervoor dat werknemers niet de mogelijkheid hebben om cheques te vervalsen, niet-bestaande of vervalste facturen te betalen of andere oneerlijke praktijken uit te voeren.
verklaringen
Wanneer er instructies aankomen of worden verzonden, moeten deze aan elke klant- of leveranciersfactuur worden gecontroleerd om de nauwkeurigheid te garanderen. Bedrijven die strikt handmatig werken, moeten een effectief archiveringssysteem implementeren; alle facturen moeten indien nodig worden gekopieerd en gearchiveerd onder de naam van de klant of leverancier. Wanneer er meldingen binnenkomen, moet een afzonderlijke persoon of afdeling controleren of elke afschrijving en betaling nauwkeurig op de afschriften staat. Het scheiden van de afdeling Valideringsverklaring van de factuur- en betalingsafdelingen zorgt voor verdere nauwkeurigheid en ontmoedigt oneerlijk gedrag.
