U kunt om verschillende redenen een ongevraagde vragenlijst schrijven. U kunt bijvoorbeeld een brief schrijven naar een bedrijf dat informeert naar vacatures, of naar een auteur van een academisch artikel die om meer informatie of toestemming vraagt om secties in uw eigen werk te gebruiken. Ongevraagde aanvraagbrieven zijn niet per se onwelkom, maar u moet de algemene procedures en regels van de etiquette volgen voor het inwinnen van een verzoek omdat het tijd nodig heeft om op de dag van de ontvanger te reageren.
Stel uw marges op alle vier zijden in op 1 inch. Dit is het standaardformaat voor zakelijke brieven. Professioneel zijn is belangrijk omdat deze brief niet werd gevraagd en je moet een goede eerste indruk maken.
Stel uw regelafstand in op 1.0, die een enkele regelafstand heeft. Veel tekstverwerkingsprogramma's hebben een standaard regelafstand van 1,15.
Verander het lettertype in Garamond, Times New Roman, Cambria of een soortgelijk schreeflettertype. Serif-letterbeelden hebben 'voeten' of schreven bovenaan en onderaan die het oog helpen de afgedrukte pagina te doorlopen. Deze lettertypen zijn ontworpen om in gedrukte vorm te worden gebruikt en ze zien er het meest professioneel uit in een brief.
Typ uw adres, zonder uw naam. Sla vervolgens een spatie over en typ de datum. Sla een andere spatie over en typ de naam, functienaam, bedrijfsnaam en adres van de ontvanger of typ 'Personeelszaken' als u ongevraagd een aanvraag indient voor een functie en niet de naam van een contactpersoon hebt.
Typ 'Beste (naam van de persoon):'. Als u de naam van de persoon niet weet, zoals in het geval van een directeur personeelszaken, typt u 'Beste hoofd personeelszaken' of 'Geachte heer of mevrouw:'. Sla een andere regel over.
Stel jezelf voor en leg uit waarom je schrijft. Wees specifiek over de informatie die u zoekt. Hierdoor kan de ontvanger beter op uw verzoek reageren.
Schrijf vragen of items die u nodig heeft in een lijstformaat om ervoor te zorgen dat de ontvanger geen enkele informatie mist.
Voeg een zelf-geadresseerde, gefrankeerde envelop toe als u een aanvraag per e-mail verzendt. Als u vraagt om items te verzenden, bied dan aan om de ontvanger te vergoeden voor de verzendkosten of vraag dat het pakket wordt verzonden via contante betaling bij aflevering (COD), in welk geval u betaalt dat het aankomt.
Bedank de ontvanger voor haar tijd en moeite. Bied de ontvanger een incentive, indien van toepassing, zoals een vermelding in uw artikel.
Typ 'Oprecht' en sla drie regelafstanden over. Typ vervolgens uw volledige naam. Druk de letter af en teken boven uw getypte naam in blauwe of zwarte inkt.
Tips
-
Bel waar mogelijk de personeelsafdeling of een andere toepasselijke afdeling om de naam van het afdelingshoofd te krijgen. Je hebt meer kans om een antwoord te krijgen als je het adres richt op een specifieke persoon in plaats van een functie.
