Zonder terugkerende klanten kunnen de acquisitiekosten voor het verkrijgen van nieuwe kopers te groot zijn voor de meeste bedrijven om hun deuren open te houden. Met een systeem om bij te houden wie van u koopt, kunnen patronen van klantuitgaven en hoe u contact kunt opnemen met uw klanten een van uw meest waardevolle marketingtools zijn. Ongeacht het aantal klanten dat u hebt, kunt u nuttige databases maken door een aantal velden in te voeren die kunnen worden gesorteerd voor verschillende gegevenssets.
Software-opties
Het bijhouden van klanten via indexkaarten of andere papieren middelen is een inefficiënte methode; het vertraagt cross-referencing en staat niet toe dat u e-mail verzendt of snel facturen of mailinglabels genereert. Maak bruikbare klantenlijsten met een eenvoudig spreadsheetprogramma, zoals Microsoft Excel. Of koop, afhankelijk van uw computervaardigheden en budget, een programma voor klantrelatiebeheer, een CRM-database genoemd, ook wel klantbeheersoftware genoemd. Verschillende bedrijven maken versies nuttig voor het maken van lijsten om te helpen met donaties voor facturering, verkoop, marketing en non-profitorganisaties. Sommigen hebben software nodig die zich op uw computer bevindt, terwijl anderen u toestaan uw lijsten veilig online te houden.
Gegevensverzameling
Hoe handig uw klantenlijsten zijn, hangt af van de gegevens die u verzamelt en hoe u deze in uw database invoert. Bepaal welke informatie u moet bewaren en gebruiken over uw klanten, zoals naam, adres, telefoonnummers, geslacht, leeftijd en e-mailadres. Wees niet bang om te veel informatie te verzamelen; het is eenvoudig om de informatie die u nodig heeft voor verschillende taken te filteren door uw zoekcriteria te beperken. U kunt bijvoorbeeld aankoopdatums, soorten gekochte producten, klanten per rayon of vertegenwoordiger, klantengeschiedenis en persoonlijke notities opnemen. Als u een zoekopdracht wilt uitvoeren naar vrouwelijke klanten die in de afgelopen 30 dagen meer dan $ 500 hebben uitgegeven, heeft u alleen die drie gegevenskenmerken nodig voor uw zoekopdracht. Als u niet over alle gegevens beschikt die u zoekt, voert u een wedstrijd uit waarbij klanten een volledig persoonlijk profiel moeten invullen of een persoon of bedrijf moet inhuren om contact op te nemen met klanten over het bijwerken van uw klantaccounts om hen beter van dienst te kunnen zijn.
Database Creatie
Terwijl u uw database bouwt, maakt u velden en kolommen die u gemakkelijk kunt identificeren en gebruiken voor verschillende zoekopdrachten. Hoe meer informatie u uit elkaar breekt, hoe meer zoekopdrachten u kunt maken. Als u bijvoorbeeld adressen invoert met verschillende velden voor straatadres, stad, staat en postcode, kunt u lijsten maken of zoekopdrachten uitvoeren met een of meer van die criteria samen met andere velden. Houd voor- en achternamen gescheiden om dubbele vermeldingen te identificeren vanwege een andere voornaam, zoals Rob en Robert. Maak functietitels en bedrijfsnamen in verschillende velden.
Uw gegevens gebruiken
Gebruik enkele testlijsten om te zien hoe het werkt, om aan de slag te gaan met het gebruik van uw database. Voer eenvoudige sorteringen uit, te beginnen met slechts één criterium, zoals postcode. Gebruik vervolgens twee criteria, zoals mannen per staat. Als u er zeker van bent dat uw database werkt zoals u dat wilt, maakt u lijsten met de gewenste informatie, zoals mailing en facturering, en sorteert u informatie over het koopgedrag van klanten. Werk uw database bij telkens wanneer u contact opneemt met uw klant om de informatie up-to-date te houden en om dubbele telefoontjes of e-mail te voorkomen die klanten kunnen irriteren.
Beleid voor beveiliging en gebruik
Nadat u een klantenlijst hebt gemaakt, bent u verantwoordelijk voor de beveiliging ervan. Wees voorzichtig met wie toegang heeft tot uw lijst, waar u deze opslaat en hoe u een back-up maakt. Bewaar een back-up van uw oorspronkelijke lijst en een reservekopie van de lijst telkens wanneer u deze bijwerkt, waarbij u de vorige versies behoudt. Dit helpt u om terug te gaan naar de lijst met laatste werkende klanten als het huidige bestand beschadigd raakt. Als u bent gehackt of iemand zonder uw toestemming toegang heeft tot uw klantenlijst, moet u beslissen of u uw klanten dit moet laten weten. Als uw lijst geen gevoelige informatie bevat, zoals creditcardnummers of wachtwoorden die klanten gebruiken om uw website te bezoeken, hoeft u zich geen zorgen te maken. Als u van plan bent e-mailcampagnes met uw klantenlijsten uit te voeren, neemt u contact op met uw internetprovider om te bepalen wat het beleid is voor het verzenden van bulk-e-mail en of u een opt-outbepaling voor klanten moet opnemen.
