Een inventarissysteem is van vitaal belang voor het beheersen van inkoopkosten en het behalen van klantenservicedoelen. Hoewel een elektronisch voorraadbeheerprogramma een handig hulpmiddel bij het beheer is, ligt de sleutel tot een goed systeem in de kracht van de procedures die u maakt. Enkele van de meest kritische elementen in een goed ontwikkeld systeem zijn artikelomschrijvingen, een nummeringssysteem, standaard maateenheden en een nauwkeurige artikeletikettering.
Itembeschrijvingen en nummers
Maak een voorraadlijst met een beschrijving en een uniek nummer van vier tot acht tekens voor elk artikel. Een beste methode voor het maken van een beschrijving is om met een zelfstandig naamwoord te beginnen en vervolgens bijvoeglijke naamwoorden in aflopende volgorde van belangrijkheid te gebruiken om het item te beschrijven. Beschrijvingen zoals "kopje, koffie, groot, bruin", "kopje, koffie, medium, wit" en "kopje, koffie, klein, wit" zijn enkele voorbeelden. Itemnummers moeten eenvoudig een item identificeren en niet beschrijven. U kunt echter enkele letters uit de beschrijving aan het begin van uw artikelnummer opnemen om het opzoeken van items gemakkelijker te maken. U kunt bijvoorbeeld het nummer "CUC101" gebruiken om een koffiekopje te identificeren en het nummer "CUS101" om een frisdrankbeker te identificeren.
Bepaal standaard maateenheden
Maak een lijst met goedgekeurde maateenheden om picklijsten en inventarisrapporten te verduidelijken. Voor de meeste bedrijven zijn standaardmaten de eenheden waarin u gewoonlijk een artikel koopt. Gemeenschappelijke eenheden zijn afkortingen voor termen zoals elk, stuk, voet, pond of gallons. De richtlijnen voor beste praktijken bevelen aan dat u een afkorting kiest en zowel de spelling als het uiterlijk consequent toepast.
Vestig namen van locaties
Toegewezen locaties kunnen items gemakkelijker vinden in een opslagruimte of magazijn, ongeacht hoe groot deze is. Als u artikelen op meer dan een locatie opslaat, geeft u elke locatie een naam of een codenummer, zoals "M" voor het hoofdmagazijn en "S" voor overtollige opslag. Verdeel de ruimte vervolgens in secties en geef ze elk een unieke naam. Secties kunnen bijvoorbeeld overeenkomen met een gangpad- of baknummer. Voltooi deze taak door schaplocaties voor specifieke voorraaditems te identificeren. De Clearly Inventory Company raadt aan om een nummeringssysteem te gebruiken waarbij het laagste getal overeenkomt met het hoogste niveau en naar de grond afdaalt. Een label zoals "M-2-4" geeft bijvoorbeeld aan dat een artikel zich op het vierde schap bevindt in gangpad twee van het hoofdmagazijn.
Inventory etiketteren en opslaan
Maak een label voor elk voorraaditem dat overeenkomt met de voorraadlijst die u hebt gemaakt. Voer een aantal fysieke inventarisaties uit terwijl u items, maateenheden en locatie-informatie labelt, opslaat en invoert in een voorraaddatabase. Print picking en ontvang documenten uit de database en gebruik deze om de database bij te werken en inventarisatierapporten te maken.
