Elke transactie waarbij bedrijfsfondsen betrokken zijn, ongeacht de aard ervan, moet worden verantwoord om de boeken in evenwicht te houden en alle rekeningen up-to-date te houden. Dit omvat toegestane opnames van bedrijfstekeningaccounts voor persoonlijk gebruik. De belangrijkste methode voor het markeren van dergelijke rekeningtransacties is via het grootboek, een boek dat een invoer bevat van elke transactie die plaatsvindt in het bedrijf in chronologische volgorde als ze zich voordoen. Een persoonlijk geldopname-item is eenvoudig: bevestig de geldopname en dienovereenkomstig het rekeningsaldo bij.
Vermeld de datum van de geldopname op de eerste lege regel na de laatste vermelding in uw dagboek, onder de kolom met de naam 'Datum'.
Schrijf de naam van de persoon die de opname doet en geef vervolgens de transactie op als "Tekening" in de ruimte naast de datum in de kolom "Beschrijving".
Plaats het chequenummer voor de cheque die is gebruikt om het opnamebedrag uit te breiden in de kolom 'Referentie' rechts van de kolom met de beschrijving. Als het geld in echt contant geld wordt opgenomen, is er geen chequenummer nodig.
Vermeld het opnamebedrag in de kolom 'Debet' van het dagboek om aan te geven dat het een stijging is van het tekeningsaldo van de persoon die contant geld trekt. De persoon die de opname doet, is bijvoorbeeld de eigenaar die Lou Peters heet. De persoonlijke opnames worden gemakkelijk bijgehouden door een account te maken met de naam "Lou Peters - Drawing". Door $ 1.000 in te trekken voor persoonlijk gebruik, stijgt het tekenaccount met $ 1.000 omdat er bedrijfsfondsen naartoe worden verplaatst.
Ga naar de volgende regel van het dagboek. Steek een beetje in in de kolom "Beschrijving" en schrijf "contant" om aan te geven dat dit een opname is van de geldrekening van het bedrijf. Alle opnames van het bedrijf voor persoonlijk gebruik komen van de kasrekening van het bedrijf, ongeacht de wijze van opname. Zelfs als er een cheque wordt uitgegeven voor het opnamebedrag, zou u nog steeds het geld van de geldrekening bijboeken.
Schrijf het opnamebedrag op de contantlijn in de kolom "Krediet", "en laat een verlaging van de geldrekening in dat bedrag zien. De $ 1000 die Peters in ontvangst nam, komt rechtstreeks van de kasreserves van het bedrijf, dus verlaagt de $ 1.000 het beschikbare geld.
