We hebben allemaal in chaotische kantoren gewerkt - papieren en andere materialen zijn in stapels opgestapeld, personeel is gefrustreerd en onzeker over hun verantwoordelijkheden, en het management is niet blij met wat personeel wordt gedaan. Hoe kun je het kantoor soepel laten werken? Het hebben van duidelijke procedures voor personeel om te volgen zal helpen al het andere op zijn plaats te laten vallen - u zult een schoner kantoor hebben, gelukkiger en productiever personeel en betere managers in een mum van tijd.
Items die je nodig hebt
-
Computer
-
Papier
-
notitieboekje
Maak een protocol
Onderzoek de delen van de organisatie die onduidelijk zijn door een enquête te schrijven en medewerkers te onderzoeken. Vraag medewerkers wat ze onduidelijk zijn, of het nu gaat om hun rol en verantwoordelijkheden, aan wie ze rapporteren of hoe ze bepaalde procedures naar behoren kunnen uitvoeren.
Maak een medewerkershandboek op basis van waar werknemers opheldering over nodig hebben. Neem ook standaard bedrijfsbeleid op, inclusief informatie over de kantooromgeving. Medewerkers moeten weten dat papieren tijdig moeten worden ingediend, hun bureaus moeten rechttrekken voordat ze hun werk verlaten en hun steentje kunnen bijdragen om een schone werkruimte te creëren.
Maak standaardwerkprocedures of SOP's. SOP's zijn geschreven instructies die bepalen wie, wat, waar, waarom en hoe van elke taak. Maak een SOP voor elke taak die u door uw personeel wilt laten uitvoeren. Voeg een samenvatting toe over het proces, stapsgewijze instructies over hoe dit te doen en een lijst met bronnen als ze meer informatie nodig hebben. Voeg een datum toe in de toekomst, 6 tot 12 maanden weg, wanneer deze SOP zal worden herzien en bijgewerkt. Vermeld ook de naam en contactgegevens van de persoon in de organisatie die verantwoordelijk is voor die procedure. Op die manier weet het personeel met wie contact moet worden opgenomen voor meer informatie. Plaats alle SOP's in een notitieblok en maak dit toegankelijk voor alle medewerkers, zodat ze een procedure opzoeken als ze iets moeten controleren. Schrijf nieuwe SOP's voor nieuwe procedures die zich voordoen en voeg ze toe aan het boek.
Train personeel en krijg georganiseerd
Geef het werknemershandboek aan alle huidige werknemers zodra het is voltooid en aan nieuwe werknemers wanneer zij worden ingehuurd. Medewerkers kunnen de manier waarop het kantoor wordt geleid verbeteren als ze weten wat van hen wordt verwacht.
Train werknemers op alle SOP's die op hen van toepassing zijn. Laat het personeelslid dat verantwoordelijk is voor de procedure andere medewerkers één op één of in een groep trainen. Train personeel op alle procedures nadat ze zijn ontwikkeld, zodat het personeel duidelijk is over wat er van hen wordt verwacht bij het doen van die procedure.
Houd een schoonmaakdag voor alle medewerkers om het kantoor georganiseerd te krijgen. Dit hoeft niet vaak te gebeuren. Na het lezen van het werknemershandboek en getraind te zijn in de nieuwe SOP's, moet het personeel een duidelijk beeld hebben van wat te doen.
Tips
-
Neem personeel mee op een afwezigheidsretraite voor verdere training.
