Bedrijven vertrouwen op verschillende hulpmiddelen en methodologieën om nauwkeurige financiële overzichten op te stellen aan het einde van een specifieke periode, zoals een kwartaal of een fiscaal jaar. Deze hulpmiddelen, inclusief werkbladen voor boekhoudgegevens, mainframecomputer en software voor financiële analyse, helpen topleiders de basis leggen voor nauwkeurige en gezagsgetrouwe financiële rapportage.
Financiële overzichten
In de jaarrekening wordt de bedrijfsprestatie van een bedrijf gecatalogiseerd en in een context geplaatst op basis van de economische situatie, de bewegingen van rivalen en de regelgeving. Een volledige reeks boekhoudgegevensoverzichten omvat een overzicht van de financiële positie, een winst- en verliesrekening, een overzicht van het eigen vermogen en een overzicht van kasstromen. Een overzicht van de financiële positie wordt ook wel een balans of een overzicht van de financiële toestand genoemd. Het opstellen van boekhoudrapporten is een collectieve inspanning die financiële inzichten en bedrijfsinzichten van verschillende personeelsleden vereist - van accountants en financiële managers tot kostenbeheersers, budgetcontroleurs en investor-relations-specialisten.
Nauwkeurigheid
Het voorbereiden van boekhoudrapporten via werkbladen helpt bij het oplossen van de eeuwige bezorgdheid van financiële managers: onjuiste gegevens. Als het leiderschap van een bedrijf beslissingen neemt op basis van verkeerde informatie, kan het bedrijf geld verliezen als dergelijke beslissingen de handen van de organisatie voor de lange termijn binden of grote hoeveelheden contant geld inhouden. Om foutieve financiële rapportage te voorkomen, kunnen organisaties boekhoudsjablonen maken en deze werkbladen vooraf invullen met specifieke items. Dan hoeven accountants alleen cijfers in te voeren voor elke periode. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een werkblad van de balans opstellen, waarbij het formulier vooraf wordt ingevuld met items als kortetermijnactiva, langetermijnactiva, kortlopende schulden, langlopende schulden en eigen vermogen.
Volledigheid
Het gebruik van een werkblad om een financiële verklaring voor te bereiden, zorgt voor de volledigheid van de gegevens. Het doel is om te voorkomen dat rapportages van niet-rapporterende of niet-rapporterende gegevens beleggers belangrijk vinden om beslissingen te nemen. Een bedrijf kan een sjabloon maken met alle financiële rekeningen die het gebruikt om bedrijfsactiviteiten vast te leggen. Het bedrijf kan eerdere rapporten beoordelen om te bepalen wat in het verleden heeft gewerkt, welke rapportagemaatregelen de organisatie hebben geholpen bij het publiceren van volledige prestatiegegevens en hoe dezelfde procedures in de huidige rapportageperiode kunnen worden gerepliceerd. Een grafiek van financiële rekeningen wijst op activa, aandelenposten, inkomsten, uitgaven en schulden.
Naleving van de regelgeving
Met spreadsheets voor financiële overzichten kunnen organisaties operationele gegevenssamenvattingen opstellen en rapporteren die voldoen aan specifieke richtlijnen. Deze omvatten algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen, vereisten van Amerikaanse Securities en Exchange Commission en internationale standaarden voor financiële verslaggeving. Een bedrijf kan in de werkbladen de essentiële punten van de huidige boekhoudwetgeving opnemen, in samenwerking met computerprogrammeurs om een mechanisme te creëren dat regelgevingsontwikkelingen automatisch in de spreadsheets zal opnemen.
