Een organisatie die op de juiste manier is gestructureerd, is in staat om efficiënter beslissingen te nemen en zich aan te passen aan veranderingen in de bedrijfswereld. Een verwarde structuur of een structuur die knelpunten in het besluitvormingsproces creëert, kan contraproductief zijn en de inkomsten negatief beïnvloeden.
Maak het duidelijk
Als het gaat om het verbeteren van de structuur van een bedrijf is het belangrijk om de juiste informatiestroom naar iedereen in de organisatie te communiceren. Ontwikkelen en distribueren afdelingshiërarchie stroomschema's voor iedereen, zodat de managers en hun verantwoordelijkheden duidelijk worden begrepen door iedereen. Wanneer het bedrijf een besluitvormingsproces ontwikkelt, zorg er dan voor dat het wordt begrepen door de hele organisatie en houd trainingslessen over de workflow indien nodig.Communicatie is een van de krachtigste instrumenten waarmee een organisatie moet werken en communicatie over de informatiestroom en de structuur van het bedrijf kan helpen om verwarring te verminderen en het proces te stroomlijnen.
In sommige gevallen kan het nodig zijn om een speciale taakgroep te ontwikkelen om voor een specifiek probleem te zorgen. Als dit het geval is, moet dezelfde structurele informatie die wordt verspreid over andere afdelingen worden verspreid met betrekking tot de taakgroep. Hulp bij een probleem kan overal in het bedrijf vandaan komen. Zolang mensen weten hoe ze hun ideeën moeten communiceren, zullen ze waarschijnlijk meer hulp bieden.
Misschien wilt u overwegen te investeren in workflowsoftware voor een betere documentafhandeling. Werkstroomsoftware helpt bij het vaststellen van het juiste pad dat een document moet volgen om dat document effectief te kunnen gebruiken, en workflowsoftware kan elke onderbreking van de werkstroom melden.
Gebruik Management als ondersteuning
Besluitvorming voor een bedrijf is meestal voorbehouden aan de leidinggevenden van het bedrijf. Middenmanagers zouden een meer ondersteunende rol moeten spelen bij de beslissingen die door het bedrijf worden genomen, in plaats van iets te dicteren aan werknemers. Wanneer managers een taak worden overgedragen, moeten ze de middelen bundelen die nodig zijn om hun werknemers te helpen de klus te klaren. Een effectieve manager moet de tussenpersoon zijn voor werknemers en leidinggevenden, en een facilitator waaraan een taak is toegewezen om te voltooien.
Zet cheques op zijn plaats
Het is één ding om een effectieve informatiestroom te creëren, en het is iets anders om ervoor te zorgen dat de informatie correct wordt ontvangen en dat er instructies worden uitgevoerd. Bij het implementeren van een werkstroomplan is het essentieel om een feedbackgedeelte en een controle van de voortgang op te nemen. Vermijd het maken van systemen die de schuld bij één groep of één persoon leggen, maar eerder om de structuur te verbeteren die het begaf en het probleem in de eerste plaats creëerde. Een constant systeem van controles en feedback kan helpen ervoor te zorgen dat de bedrijfsstructuur naar behoren werkt en dat alle informatie wordt ontvangen.
