Een kwitantie met de hand schrijven lijkt misschien ouderwets of zelfs pretentieus, maar klanten waarderen het feit dat je die extra inspanning hebt gedaan om ervoor te zorgen dat ze een aantekening van hun uitgaven hebben. Zelfs bedrijven met geautomatiseerde kassa's ondervinden soms stroomuitval en mislukken van internetdiensten. In plaats van zaken te verliezen, kunt u een kwitantie schrijven voor de verkoop van goederen met de hand als u niet handelt in grote hoeveelheden.
Waarom ontvangsten?
Het verstrekken van nauwkeurige ontvangstbewijzen heeft veel voordelen voor uw klanten en u, de verkoper. De praktijk beschermt uw reputatie als verkoper of serviceprovider. De verkoopbon die u verstrekt, toont uw klant dat zij alle goederen en services hebben ontvangen die zij hebben gekocht, tegen de juiste prijs. De bon documenteert ook de voorkeuren van de specifieke klant. Door klantvoorkeuren en kooppatronen bij te houden, kunt u uw voorraad volgen en restpunten plannen.
Naast het naleven van IRS en industriestandaarden, biedt het verstrekken van nauwkeurige ontvangsten ook het volgende:
- Het beschermt uw werknemers tegen valse beschuldigingen van oneerlijke of oneerlijke praktijken.
- De praktijk maakt het oplossen van geschillen gemakkelijker.
- Door bonnen te verstrekken, kunt u de start- en vervaldatums van de garantie bepalen.
Hoe een betalingsbewijs te schrijven
Voor IRS-doeleinden moet elk betalingsontvangstbewijs voor zakelijke uitgaven de dag, maand en het jaar omvatten waarop de transactie heeft plaatsgevonden, een lijst van alle gekochte artikelen of geleverde diensten en het totale betaalde bedrag. Voor industriestandaarden voor bedrijven moet u uw bedrijfsnaam en contactgegevens vermelden, samen met de gebruikte betaalmethode, ongeacht of dit contant, per cheque, postwissel, creditcard of elektronische overboeking is.
Zijn ontvangsten een wettelijke vereiste?
In veel staten moeten verhuurders een huurbevestiging schriftelijk verstrekken als de huurder daarom vraagt, ongeacht de betaalmethode die de huurder heeft gebruikt. Sommige staten vereisen alleen ontvangsten voor aankopen boven een bepaald bedrag in dollars. Zelfs in een stad die dergelijke wettelijke vereisten niet kent, dicteert de beste praktijk in de branche dat u een ontvangstbewijs voor elke transactie verstrekt. Een simpele "Wilt u uw kwitantie?" voldoet aan wettelijke of brancheverplichtingen in landen waar u niet verplicht bent deze te verstrekken.
Wat is de betekenis van het bewijs van betaling?
Het bewijs van betaling omvat de originele aankoopbon, geannuleerde cheques, bankafschriften en creditcardafschriften. De transactiebevestigingspagina of een bevestigings-e-mail kan ook een betalingsbewijs zijn als deze de datum, een lijst van alle gekochte artikelen of diensten en de specifieke betaalmethode bevat die werd gebruikt om de aankoop te voltooien.
Hoe een ontvangstbewijs van betaling te schrijven
Of u nu een bon-sjabloon gebruikt of niet, volg deze stappen om een conforme bon te schrijven:
- Schrijf een bonnummer in de rechterbovenhoek van uw bon. Om te voorkomen dat een klant hetzelfde transactienummer krijgt, begint u met nummer 001 en gaat u verder vanaf daar. Zolang u de datum van vandaag ook invoert, kunt u dezelfde nummers de volgende dag gebruiken.
- Schrijf uw bedrijfsnaam en contactgegevens in de linkerbovenhoek. Vermeld uw zakelijke telefoon, fax, e-mailadres en website, samen met uw openingstijden. Deze informatie helpt de klant niet alleen vast te stellen of de aankoop een zakelijke uitgave was, maar de klant kan uw adres en openingstijden doorgeven aan vrienden en familie.
- Sla een regel over en begin met het weergeven van alle gekochte artikelen, samen met een korte beschrijving van elk item en eindigend met de aankoopprijs van het item helemaal rechts.
- Geef een totaalbedrag op voordat u kortingsbonnen verwijdert. Neem daarna eventuele kortingen en verstrek het nieuwe totaal. Verkoopbelasting toevoegen. Voeg ook verzend- en administratiekosten toe als dit geen aankoop in de winkel is.
- Schrijf ten slotte de gebruikte betalingsmethode en de naam van de klant op de laatste regel van de bon of waar dan ook "ontvangen van". Geef de klant één exemplaar en bewaar de andere voor uw administratie.
