Wanneer een klant een factuur volledig betaalt, kan hij een ontvangstbewijs van het bedrijf aanvragen om te bewijzen dat de factuur is betaald. Bedrijven kunnen een klant toestaan om minder dan het volledige verschuldigde bedrag te betalen en toch de factuur alsnog volledig te betalen. Als u een bedrijfseigenaar bent om een bindende bon voor volledige betaling van een klant te schrijven, moet u duidelijk de woorden "volledig betaald" vermelden op de bon die u aan de klant geeft.
Onderzoek het account. Als u een bedrijf bezit en een klant een ontvangstbewijs van u vraagt dat een volledige betaling documenteert, moet u de informatie van het account van de klant verzamelen en bepalen of u ermee instemt dat de betaling volledig is gedaan. U kunt ermee akkoord gaan een account te vereffenen voor een lager bedrag dan oorspronkelijk verschuldigd was als de klant daarom verzoekt of als u vindt dat het ontvangen van een deel van het verschuldigde bedrag beter is dan niets ontvangen.
Druk een bon af. Veel bedrijven drukken bonnetjes of facturen af met behulp van een boekhoudprogramma. Een ontvangstbewijs wordt automatisch gegenereerd door het systeem wanneer dit wordt geïnstrueerd. Het op de factuur verschuldigde bedrag is mogelijk niet gecorreleerd met het bedrag dat de klant betaalt. Dit is meestal het geval wanneer een klant om een "volledige betaling" vraagt. Deze bon dient als documentatie en bewijs dat het account is vereffend. Een klant kan dit bonnetje voor de rechtbank gebruiken als het bedrijf besluit de klant voor betaling aan te klagen.
Schrijf met de hand een bon. Als uw bedrijf niet in staat is om een bon te printen, zal een handgeschreven bon ook werken. Het moet op bedrijfsbriefpapier worden geschreven, de naam en het betalingsbedrag van de klant vermelden.
Schrijf dat het is betaald. Noteer op de afgedrukte of met de hand geschreven bon de woorden "Volledig betaald" in grote letters die een goed deel van de bon beslaan. Onderteken ook uw naam op de kassabon om van de ontvangstbon een bindende bon te maken.
Maak een kopie van de ontvangstbon. Nadat u een kopie van het ontvangstbewijs hebt gemaakt, geeft u de kopie aan de klant en bewaart u het origineel voor uw eigen administratie. Plaats de bon in het bestand van de klant.
