Accounts te betalen records zijn belangrijke documenten voor een persoon of bedrijf. Idealiter zou uw bedrijf een opslag- of archiveringssysteem moeten implementeren waarmee eigenaars en ander personeel ontvangsten en records kunnen ophalen voor activa en accounts wanneer dat nodig is. Hoewel uw bedrijf zijn accounts niet permanent betaalbaar hoeft te houden, moet hij deze minstens tien jaar bewaren.
Een decennium aan records
Hoe lang u uw bedrijfsrecords in het dossier moet bewaren, hangt af van de actie, kosten of gebeurtenis die het document vastlegt, volgens de belastingdienst. Documenten die betrekking hebben op transacties en betalingen moeten minstens 10 jaar worden bewaard, volgens Financial Web. Dergelijke documenten omvatten bankafschriften, contracten, crediteuren en te ontvangen gegevens en geannuleerde cheques.
Effectieve record-houden rotsen
De belangrijkste reden om accounts te houden is als iemand een vraag heeft over een verkoop of een oud contract. In dergelijke gevallen moet u items die te maken hebben met de verkoop of het contract tijdig kunnen vinden. Toegang hebben tot crediteurenadministratie is ook belangrijk in het geval een klant of een medewerker uw zaak aanhangig maakt.
Houd de IRS blij
De IRS stelt voor vast te houden aan records die een item van inkomsten of aftrekken op een belastingaangifte ondersteunen tot de periode van beperkingen voor dat rendement op is, dat is de periode waarin u uw belastingaangifte kunt wijzigen om een tegoed of terugbetaling te claimen. Dit betekent dat u over crediteurenadministratiebescheiden moet beschikken, zodat u winst of verlies kunt documenteren over een verkoop of overdracht van een actief gedurende de tijd dat het actief in dienst blijft. Daarna moet u volgens QBalance.com alle gegevens en ontvangsten die betrekking hebben op het activum nog eens drie jaar bewaren.
Meer dan Recordkkeeping
Om de ruimte te maximaliseren en het mogelijk verlies van records als gevolg van brand, diefstal of vernietiging te minimaliseren, wil uw bedrijf mogelijk papierloos zijn. Door de crediteurenadministratie over te zetten naar een elektronisch archiveringssysteem, kan uw bedrijf administratieve kosten en personeelstijd verminderen. Programma's zijn online en lokaal verkrijgbaar bij winkels voor kantoorbenodigdheden. Kosten zijn van toepassing en variëren sterk, afhankelijk van het programma. Geautomatiseerde crediteurensystemen bieden vaak elektronische facturering, betalingsdiensten en online tracking / rapportage.
