Als werkgever bent u verantwoordelijk voor het verzenden van W-2-belastingaangiften aan elke werknemer vóór 31 januari. 31. Het gedurende meerdere jaren bewaren van uw W-2-kopieën beschermt tegen claims dat u ze niet op tijd hebt verzonden en dient als verweer tegen een audit.
Boekhoudvereisten
De Internal Revenue Service kan de belastingaangifte van een kleine onderneming tot drie jaar na indiening controleren, volgens de legale website Nolo. De IRS moedigt ondernemers aan om alle belastingdocumenten, inclusief W-2's, te bewaren gedurende ten minste vier jaar na indiening. Nolo biedt een nog meer conservatieve suggestie om records te bewaren gedurende ten minste zes jaar na indiening.
Redenen om vast te houden
Naast het gebruik van W-2-verklaringen als documentatie bij een audit, wilt u ze ook bewaren als werknemers beweren geen kopie te hebben ontvangen. Medewerkers worden geadviseerd om contact met u op te nemen als ze geen W-2 ontvangen binnen twee weken na de deadline van 31 januari. Op dat moment moet u mogelijk nog een exemplaar sturen. U moet ook kopieën van uw zakelijke belastingaangiften, inclusief rendementen waarvoor u het werknemersinkomen hebt opgegeven, gedurende ten minste zes jaar bewaren.
