Een werkgever is verantwoordelijk voor het bijhouden en bijhouden van personeelsdossiers voor bepaalde perioden. Het type personeelsrecord dat in het archief wordt bewaard, bepaalt hoe lang het moet worden bewaard. Alle personeelsdossiers moeten worden opgeslagen in een veilig maar toch gemakkelijk toegankelijk gebied.
Een jaar
Er zijn enkele personeelsdossiers die ten minste één jaar na het verlaten van de onderneming moeten worden bijgehouden. Deze omvatten alle records van de arbeidsactiviteiten, zoals promoties, overdrachten en beëindigingen, en eventuele pre-employment tests, klachtenregistraties en juridische acties.
Twee of drie jaar
Alle salarisgerelateerde records, zoals inkomsten, tijdkaarten, planningen en betalingstarieven, moeten twee jaar na beëindiging van de werknemer worden bewaard. Werkelijke loonadministratie moet worden bewaard gedurende drie jaar na ontslag van de werknemer. Al het papierwerk met betrekking tot de Family and Medical Leave Act moet ook gedurende drie jaar worden bewaard.
Vijf jaar
Volgens de Occupational Safety and Health Administration moet alle informatie, inclusief een samenvatting van details, met betrekking tot een beroepsletsel of ziekte gedurende vijf jaar worden bewaard. Medische onderzoeken die wettelijk verplicht zijn vanwege het beroepsletsel of de ziekte, moeten echter 30 jaar worden bewaard.
