Als bedrijf moet u bepaalde soorten papierwerk bewaren, zoals arbeidsregistraties en facturen, om zakelijke en juridische redenen. In sommige gevallen moet een handelaar ook kopieën van creditcardontvangsten gedurende een bepaalde periode bij de hand houden. Leer wanneer het veilig is om deze bonnetjes in de loop van het bedrijf te gooien.
Creditcardontvangsten
Nadat een klant een product of dienst van uw bedrijf heeft gekocht met behulp van haar creditcard, moet u haar gewoonlijk een afgedrukte bon voorleggen voor haar administratie, met name in het geval van een persoonlijke transactie. De bon bevat het bedrag van de transactie, de goedkeuringscode, de naam van de creditcardhouder en een plaats voor de handtekening van de klant. U bewaart ook een kopie van het ondertekende ontvangstbewijs voor uw administratie.
Waarom ze houden?
Als er zich een geval voordoet waarbij de klant de creditcardkosten van uw bedrijf betwist, bent u als verkoper verantwoordelijk voor het aantonen dat deze geldig is. Een van de eerste items die de bank van de klant vraagt, is een kopie van de creditcardontvangst die betrekking heeft op de transactie. De verkoper van de verkoper moet ook het ondertekende ontvangstbewijs zien om het geschil namens u te onderzoeken. Als het geschil van de klant is goedgekeurd omdat u geen kopie van het ondertekende verkoopbewijs kunt verstrekken, moet u dure terugvorderingskosten betalen en ook het bedrag van de verkoop en het product of de dienst die u hebt verkocht verliezen.
Wanneer moet je gooien
Vanwege de mogelijkheid van geschillen van klanten is het niet verstandig om een creditcardontvangstbon weg te gooien alleen omdat de transactie uw handelsrekening heeft gewist - zelfs als u al het geld van de verkoop hebt ontvangen. Banken geven klanten doorgaans ongeveer 60 dagen om een aanklacht tegen de Fair Credit Billing Act te betwisten. Het is een veilige gok om het ontvangstbewijs van de creditcard ten minste drie maanden te bewaren. Als u de kassabonnen specifiek voor redenen om redenen van bedrijfsbelastingaangifte nodig hebt, houd ze dan gedurende ten minste zes jaar bij de hand.
Ontvangstbewijzen opslaan
Als u deze verkoopbewijzen moet bewaren, bewaart u ze op een veilige, vergrendelde locatie omdat ze gevoelige klantinformatie bevatten. Houd deze gevoelige gegevens buiten het bereik van niet-geautoriseerde werknemers en externe personen om problemen met creditcard-gerelateerde fraude te voorkomen of diefstal te identificeren. Uw overeenkomst voor handelsservices kan specifieke regels bevatten voor het beheren en opslaan van gevoelige creditcardgegevens voor klanten volgens de richtlijnen voor gegevensbeveiligingsnormen van Payment Card Industry. PCI DSS is een organisatie die richtlijnen biedt voor het beheer van klantcreditcardgegevens.
