Accountants werken elke dag een verscheidenheid aan gegevens, van financiële gegevens tot voorraadhoeveelheden tot arbeidsuren. Om de gegevens te kunnen gebruiken, heeft de boekhoudmedewerker een locatie nodig om de gegevens te kunnen opslaan. De locatie waar een bedrijf zijn boekhoudgegevens opslaat, wordt een boekhoudinformatiesysteem genoemd. De meeste bedrijven nemen computertechnologie op zich om deze records onder te brengen en gebruikers toegang te verlenen tot deze records.
Boekhoudkundige gegevens
Boekhoudgegevens bestaan uit financiële en niet-financiële gegevens. Financiële gegevens verschaffen de details voor gerapporteerde informatie over boekhoudrapporten, financiële overzichten en overheidsverzoeken. Naast de rapporten, houden accountants ook back-updocumentatie bij die kan worden gebruikt om de gemelde aantallen te verifiëren. Niet-financiële gegevens bestaan uit verkoophoeveelheden, productievolumes, arbeidsuren en activabeschrijvingen. Niet-financiële gegevens ondersteunen de gerapporteerde financiële cijfers. Verkoophoeveelheden bevatten details voor de totale verkoop. Productievolume geeft details voor voorraadhoeveelheden. Gegevens over arbeidsuren bevatten details over de salarisadministratie. Beschrijvingen van activa bevatten details voor gerapporteerde eigendommen en apparatuur.
Informatie Systeem
Een informatiesysteem biedt het magazijn voor het samenstellen van alle gegevens die nodig zijn in een bedrijf. Informatiesystemen hebben een sterke organisatie nodig om gebruikers toegang te geven tot de informatie die ze nodig hebben zonder toegang te bieden tot vertrouwelijke informatie die verder gaat dan hun behoeften. Veel bedrijven kopen softwareprogramma's om hun behoeften aan het informatiesysteem te beheren. Andere bedrijven gebruiken computerprogrammeurs om een informatiesysteem te bouwen dat aan hun specifieke behoeften voldoet.
Boekhoudingsinformatiesysteem
Een boekhoudinformatiesysteem is een informatiesysteem dat is gebouwd om te voldoen aan de specifieke behoeften van de boekhoudafdeling. De boekhoudafdeling beheert een verscheidenheid aan vertrouwelijke informatie. Loonpercentages per uur en jaarlijkse salarissen, samen met informatie over privé-personeel, vereisen beperkte toegang binnen de afdeling. Klantverkoopprijzen moeten vertrouwelijk blijven, vooral wanneer verschillende klanten verschillende tarieven betalen voor vergelijkbare producten. Kennis van productiekosten moet intern blijven, anders zullen concurrenten proberen het bedrijf te onderko- pen. Bij elk van deze voorbeelden hebben alleen bepaalde werknemers toegang tot de informatie nodig. Een boekhoudkundig informatiesysteem moet het mechanisme bieden voor geselecteerde werknemers om bepaalde informatie op te halen waarmee ze moeten werken, maar niet voor informatie buiten hun verantwoordelijkheid.
Toepassingen
Naast het handhaven van de vertrouwelijkheid, bieden boekhoudinformatiesystemen gebruikers rapporten die zijn gemaakt voor hun specifieke behoeften. Met boekhoudinformatiesystemen kunnen gebruikers ook informatie downloaden in spreadsheets. In een spreadsheet kan de gebruiker specifieke stukjes informatie selecteren om aan zijn eigen behoeften te voldoen.
