Een nieuwsbrief is een creatieve manier om nieuwe producten en diensten bij uw klanten te promoten, uw werknemers op de hoogte te houden van het beleid, aankomende evenementen en vacatures, en nieuwe aantekeningen te delen met vrienden en familieleden. Of u nu kiest voor een traditioneel afdrukformaat of van plan bent uw nieuwsbrief elektronisch te distribueren, het heeft geen zin het wiel opnieuw uit te vinden telkens wanneer u een nieuwe editie samenstelt. Met een eenvoudige sjabloon kunt u uw inhoud in vooraf gedefinieerde velden invoegen en de consistentie van de presentatie van probleem tot probleem garanderen.
Begin met een lijst met elementen die in elk nummer dat u publiceert zal verschijnen. Een zakelijke nieuwsbrief, bijvoorbeeld, bevat waarschijnlijk het volgende:
Masthead en bedrijfslogo Bericht van de president, CEO of redacteur Evenementenkalender Nieuws Personeelsadvertenties Nieuwsbrief personeel en contactinformatie
Afhankelijk van de stijl en de omvang van uw nieuwsbrief, wilt u misschien ook ruimte aangeven voor individuele columnisten, zakelijke profielen en interviews, instructiemateriaal, enquêtes, foto's en cartoons.
Maak ruwe ontwerpschetsen van uw lay-out voordat u begint met het ontwerpen van uw nieuwsbriefsjabloon. Experimenteer met plaatsing om een gebalanceerd uiterlijk, veel witte ruimte en een aangename mix van afbeeldingen en tekst te krijgen.
Open een nieuw document in Word en kies een overzichtelijk lettertype dat u tijdens uw gehele nieuwsbrief kunt gebruiken. Goede keuzes zijn Courier, Verdana, Times New Roman, Cambria, Century Gothic en Garamond. Houd er rekening mee dat je een breedtegraad hebt met de grootte van het lettertype, afhankelijk van of je het gebruikt voor koppen, tekst of bijschriften voor illustraties. Om variëteit te introduceren, is het toegestaan om vet en cursief te gebruiken met het lettertype dat u kiest.
Stel uw marges in op 2,5 cm aan elke kant en uw regelafstand voor single. Terwijl nieuwsbrieven meestal dezelfde gerechtvaardigde uitlijning gebruiken als in krantenartikelen, is dit een kwestie van individuele smaak.
Maak een tekstvak voor de masthead van uw nieuwsbrief. Als u Microsoft Word gebruikt, gaat u naar het tabblad 'Invoegen' boven in het scherm en gebruikt u vervolgens het vervolgkeuzemenu onder 'Tekstvak' om uw eigen vak te tekenen of selecteert u de gewenste stijl in het vak bestaande galerij. Opmerking: als u geen Microsoft Word gebruikt, typt u "create text box" in de zoekonderwerpen en volgt u de instructies. In het tekstvak van de masthead kunt u de titel van uw nieuwsbrief en uw logo invoeren. (Zie Tips.)
Gebruik tekstvakken om de verschillende secties voor uw nieuwsbriefinhoud te maken. Zoals je hebt gedaan met de masthead, typ je de titels en neem je de kunst op die een permanent onderdeel zal zijn van je nieuwsbriefsjabloon. Een andere optie is om op het tabblad "pagina-indeling" bovenaan uw scherm te klikken en vervolgens op "kolommen" te klikken. U kunt kolommen van elke grootte definiëren en hun marges worden weergegeven in de bovenste liniaal. Als u iets wilt dat een beetje makkelijker te visualiseren is, gaat u naar het tabblad "Invoegen" en klikt u op "Tabel". Nogmaals, u kunt elk gewenst aantal en elke gewenste grootte van de kolommen definiëren, met dit verschil dat wanneer u op "OK" klikt, u de daadwerkelijke regels op de pagina ziet. (Zie Tips.)
Sla het document op als een Word-sjabloon. Elke keer dat u het opent om een nieuw nummer van uw nieuwsbrief te maken, moet u het onder een andere bestandsnaam opslaan.
Tips
-
Als u wilt dat de grenzen van een van uw tekstvakken zichtbaar zijn wanneer ze worden afgedrukt, doet u niets nadat u uw inhoud hebt ingevoerd. Als u ze wilt wissen, klikt u op het "tabblad Formaat" in tekstvakhulpprogramma's en klikt u op "Geen omtreklijn" in het vervolgkeuzemenu "Vormoverzicht". In dit menu kunt u ook een omtrekkleur definiëren, de vorm van uw kader wijzigen of een vulkleur of -structuur kiezen.
Als u wilt dat de regels in een tabel onzichtbaar zijn wanneer de nieuwsbrief wordt afgedrukt, klikt u op 'randen' onder het tabblad 'ontwerp' en geeft u op welke lijnen u wilt wissen. Deze regels zijn echter nog steeds zichtbaar voor u op het scherm om een werkkader te bieden voor tekst en afbeeldingen.
