Je sluit je bedrijf. Misschien gaat u met pensioen of maakt u van de gelegenheid gebruik om een andere onderneming te beginnen. Alle bedrijven genereren papierwerk en als uw bedrijf eenmaal is gesloten, moet de vraag hoe lang deze documenten moeten worden bewaard, worden aangepakt.
De redenen om records bij te houden
Overheidsinstanties, zoals de Internal Revenue Service en de treasury-afdelingen van de overheid, zijn de meest waarschijnlijke entiteiten die verschillende bedrijfsdocumenten uit het verleden konden opvragen. Het bijhouden van alle soorten bedrijfsgerelateerde records is waardevol als de noodzaak zich voordoet om claims, transacties en informatie over belastingaangiften te staven. Hoewel er in veel gevallen een statuut van beperkingen geldt voor veel zakelijke aangelegenheden, zoals een fraudeonderzoek of andere civiele of strafrechtelijke acties tegen een bedrijf, kunnen eerdere bedrijfsdocumenten vereist zijn, ongeacht hoe lang geleden de gebeurtenissen plaatsvonden. U weet nooit wanneer oude bedrijfsdocumenten nuttig kunnen zijn, dus is het raadzaam om alle bedrijfsgegevens bij te houden, zolang dit haalbaar is. Dat gezegd hebbende, er zijn algemene richtlijnen met betrekking tot de tijdsduur voor het bijhouden van gewone documenten.
Specifieke houdperiode van een item
Vanaf de datum van indiening, houd geannuleerde cheques, bankdeposito's, creditcardafschriften en grootboeken gedurende minstens drie jaar. Houd bankafschriften, voorraadrecords, facturen, verkooprecords, kassatabanden, W-2's, 1099's en andere belastingaangiftedocumenten ten minste zes jaar. Als uw bedrijf is opgezet als een bedrijf, houdt u de financiële kwartaal- en bedrijfsrekeningen van elk kwartaal minstens drie jaar bij.
Records voor onbepaalde tijd
Bewaar personeelgerelateerde betalingen en bijbehorende documenten, zoals werknemerscompensatie, pensioenadministratie en bronbelasting, zo lang als je kunt. Als een werknemer uit het verleden een werkloosheidsuitkering aanvraagt, een nieuwe baan aanvraagt, of vragen heeft die teruggaan tot zijn tijd van tewerkstelling, is het van groot belang dat deze gegevens toegankelijk zijn. Alle bedrijfsgerelateerde documenten moeten voor onbepaalde tijd worden bewaard, ook als het bedrijf niet langer actief is. Dergelijke documenten omvatten het certificaat van oprichting, de notulen van de raad van bestuur, arbeidscontracten, aandelentransacties, octrooien en handelsmerken en alle met de rechter verband houdende documenten. Registraties van bedrijfsactiva en te ontvangen en te betalen rekeningen moeten worden bijgehouden.De verjaringstermijn van de IRS is drie jaar vanaf de datum van indiening van de belastingformulieren waarin de audits worden geretourneerd. Zoals gezegd, moet het bijhouden van gegevens waaruit inkomsten en aftrekkingen blijken, indien mogelijk, voor onbepaalde tijd worden bewaard.
Entiteiten die eerdere records kunnen opvragen
De federale agentschappen die het meest waarschijnlijk eerdere documentinformatie vragen, zijn de Internal Revenue Service, het Department of Labor, de Social Security Administration, de Equal Employment Opportunity Commission en Immigration and Naturalization. Registraties voor overheidsinstellingen, zoals de verdeling van belastingen en lokale gemeenten, moeten ook zo lang mogelijk worden bewaard, zelfs nadat het bedrijf is gestopt. Bewaar bestanden op een veilige plaats, bij voorkeur op een locatie beschermd tegen brand, overstroming, diefstal en ander verlies. Iemand anders dan uzelf moet ook weten waar deze belangrijke gegevens worden bewaard.
