Boekhoudkundige informatiesystemen (AIS) hebben een revolutie teweeggebracht in de manier waarop zaken wereldwijd worden gedaan. Zodra financiële informatie is ingevoerd in de AIS, kunnen financiële rapporten en overzichten op meerdere bedrijfsniveaus worden gegenereerd om de winstgevendheid te waarborgen.
Om ervoor te zorgen dat AIS-software nauwkeurige financiële rapporten en overzichten presenteert, moet de boekhoudkundige informatie correct en efficiënt in de AIS worden ingevoerd.
De feiten
Boekhoudkundige informatiesystemen (AIS) zijn slechts zo goed als de informatie die in het systeem is ingevoerd. Hoewel geautomatiseerde AIS-software de benodigde manuren voor het registreren en tabelleren van boekhoudgegevens aanzienlijk heeft verminderd, moet de software nog steeds nauwkeurig worden gecontroleerd en dagelijks worden bijgehouden voor het opnemen van financiële transacties.
Alle financiële transacties hebben drie hoofdvereisten om een correcte boekhouding van bedrijfsactiviteiten te garanderen: tijdigheid, nauwkeurigheid en validiteit. Als financiële transacties niet aan deze richtlijnen voldoen, zal informatie in de AIS-software leiden tot onjuist voorbereide financiële overzichten en AIS-storingen.
Tijdigheid
Alle financiële transacties moeten op het juiste moment plaatsvinden; inkomsten en gerelateerde uitgaven komen in dezelfde periode voor, facturen worden geregistreerd in de maand waarin ze worden ontvangen en maandelijkse afsluitbetalingen worden gedaan voorafgaand aan het afsluiten van de boekingsperiode in het AIS.
Het toestaan van financiële informatie die in verschillende boekjaren of kalendermaanden in de AIS moet worden ingevoerd, zal de financiële rapporten van de AIS verstoren. Het zal ook financiële overzichten creëren die de opbrengsten en uitgaven die tijdens de boekhoudperiode hebben plaatsgevonden niet correct weerspiegelen.
Nauwkeurigheid
Zodra financiële transacties tijdig zijn ontvangen, moeten ze worden gecontroleerd op juistheid. Taakkostenrapporten, contante uitgaven en contante ontvangsten moeten allemaal worden herzien om te zorgen dat de bedragen die op het papierwerk staan nauwkeurig zijn. Het beoordelen van financiële transacties kan leiden tot een herziening van andere accountingfuncties als er consistente fouten worden gemaakt.
Als er onjuiste informatie in de AIS wordt gepost, moeten er accountafstemmingen worden uitgevoerd om fouten bij de financiële transacties te vinden.
deugdelijkheid
Het meten van financiële transacties op geldigheid is een belangrijke stap bij het vastleggen van informatie in de AIS. Aan de geldigheidsvoorwaarden wordt voldaan zodra een transactie als nauwkeurig, betrouwbaar en relevant voor de bedrijfsactiviteiten is vastgesteld. Audits van externe accountantskantoren zijn meestal gericht op de geldigheid van financiële informatie die in het AIS is ingevoerd; het opnemen van ongeldige informatie is een kritieke fout en zal worden vermeld als een boekhoudkundige tekortkoming in auditrapporten.
Boekhoudingswerkstroom
Financiële informatie moet de juiste stappen volgen om te voldoen aan de vereisten van tijdigheid, nauwkeurigheid en validiteit. Elk administratiekantoor moet een workflow hebben om ervoor te zorgen dat alle financiële transacties in de AIS kunnen worden ingevoerd en financiële rapporten kunnen worden uitgevoerd voordat de boekhoudperiode afloopt. Bij efficiënte workflows wordt elk document ook maar één keer behandeld tijdens elk proces, waardoor meer werk wordt voorkomen door te veel financiële transacties te verwerken.
Opzettelijke fraude
Hoewel financiële transacties mogelijk voldoen aan de boekhoudkundige vereisten van tijdigheid, nauwkeurigheid en geldigheid, nemen sommige bedrijven zich opzettelijk op voor fraudepreventie om de financiële gezondheid van hun bedrijf te bevorderen. AIS-software was bedoeld als een geautomatiseerd record dat moeilijk te manipuleren is, maar het kan nog steeds worden gedaan. Het gebruik van speciale accounts die transacties verbergen, afzonderlijke entiteiten creëren om schulden te verbergen en het gebruik van voormalige auditors om een bedrijfs-AIS te ontwerpen zijn allemaal manieren om frauduleuze informatie te creëren met een AIS.
