Wanneer u een bedrijf runt of bestuurt dat grotendeels afhankelijk is van het kopen van benodigdheden of grondstoffen, moet u vertrouwd raken met het aankoopproces. Het aankoopproces omvat een aantal stappen die ervoor zorgen dat u de juiste artikelen krijgt wanneer u ze nodig hebt. Plan vooruit, zodat uw bestelproces soepel verloopt.
Voorlopige beslissingen
De eerste stap in het aankoopproces is bepalen wat u nodig hebt, evenals de frequentie waarmee u de artikelen voor uw bedrijf nodig hebt. Als u bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden wilt bestellen, moet u beslissen of u elke week, elke maand opnieuw wilt bestellen of wanneer u een bepaald voorraadniveau bereikt. U moet ook bepalen hoeveel u kunt betalen voor de items die u moet kopen, zodat u met leveranciers kunt onderhandelen over tarieven.
Neem contact op met leveranciers
Zodra u weet wat u nodig heeft, moet u contact opnemen met de leveranciers die u kunnen voorzien van wat u nodig hebt. Bel een aantal leveranciers om een catalogus of prijsoverzicht aan te vragen waarin de verschillende items op uw lijst worden beschreven. Onderhandel een leveranciersarrangement met elk bedrijf waarvan u wilt bestellen om de exacte voorwaarden van de overeenkomst te bepalen. Voorwaarden zijn onder meer wie betaalt voor verzending, het kortingsschema of de kosten per item en het aantal dagen dat u kunt wachten om de bestelling te betalen (meestal 30 of meer dagen).
Verzendbestelling verzenden
Zodra u weet wat u wilt kopen, dient u de volgende stap in bij de leverancier. Een inkooporder is een formulier met uw bedrijfsinformatie en dat van de leverancier, samen met een volledige gespecificeerde lijst met items die u wilt bestellen. U kunt uw bestelling via de post, fax of e-mail verzenden.
Bevestig betaling
Nadat u uw bestelling bij de leverancier hebt ontvangen, dient u aan uw kant van de inkoopovereenkomst te voldoen. De leverancier stuurt u een factuur met het totaal verschuldigde bedrag, dat de vervaldatum van de betaling vermeldt volgens uw oorspronkelijke overeenkomst. Stuur uw betaling naar de leverancier binnen de tijd die is vastgesteld in uw overeenkomst via een zakelijke cheque of een creditcard. Controleer of u alle bestelde artikelen hebt ontvangen voordat u de factuur betaalt.
