Het stroomlijnen van een inkoopproces vereist het maken van specifieke inkoopstappen om de tijd te minimaliseren tussen wanneer een persoon een item opvraagt en wanneer hij het ontvangt. Op basis van uw huidige aankoopproces kunt u uw systeem stroomlijnen door te wijzigen wie erbij betrokken is, meer inkoopbevoegdheid verlenen en specifiek leveranciersbeleid opstellen.
Identificeer zwakke punten
De eerste stap bij het stroomlijnen van uw aanbestedingsproces is om vast te stellen waarom u dit wilt doen. U kunt te veel betalen. Uw werknemers zijn mogelijk minder productief omdat ze moeten wachten op de apparatuur die ze nodig hebben. Uw klanten zijn mogelijk niet tevreden omdat u geen materialen snel genoeg kunt krijgen om bestellingen uit te voeren. Uw formulieren of zelfs het gebrek aan efficiënt papierwerk kan knelpunten veroorzaken. Zodra u weet wat uw inkoopproblemen zijn, kunt u uw proces bekijken om te zien wat het probleem kan veroorzaken.
Centraliseren of Decentraliseren
Een manier om uw inkoopproces te stroomlijnen, is het samen met één persoon of afdeling te centraliseren. In plaats van een medewerker naar haar afdelingsmanager te laten gaan, die vervolgens naar de chief operating officer gaat, die vervolgens naar de financieel manager gaat, stelt u werknemers in staat verzoeken rechtstreeks bij één inkoopagent in te dienen. Dit kan de tijd die het kost om aankopen goed te keuren verminderen omdat één persoon verantwoordelijk is voor de tijdlijn.
Als u al een dergelijk gecentraliseerd aankoopproces heeft, is dit mogelijk uw probleem. Dit kan gebeuren wanneer de inkoper overstelpt is met verzoeken die ze moet onderzoeken. Als dit het geval is, overweeg dan eerst afdelingshoofden om aankopen goed te keuren, die ze vervolgens indienen bij de financiële afdeling. Om het meeste uit dit type systeem te halen, maakt u een vervaldatum voor al uw formulieren om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen weten wanneer een bestelling moet worden gedaan en weten dat zij verantwoordelijk zullen worden gehouden.
Verhoog de inkoopautoriteit
Een andere methode om inkoop te stroomlijnen, is om meer medewerkers de autoriteit te geven om aankopen te doen. Dit kan leiden tot te hoge uitgaven als u geen specifieke parameters instelt, zoals welke goederen en services een bepaalde medewerker kan kopen, een maximum voor het aantal aankopen dat hij kan doen en welke leveranciers hij kan gebruiken. Overweeg medewerkers toestemming te geven om kleinere aankopen te doen, met name reguliere die meestal worden goedgekeurd, zoals kantoorbenodigdheden. Als u het gebruik van bedrijfscreditcards door individuele werknemers kunt regelen, geeft u kaarten uit aan medewerkers met koopautoriteit, waardoor ze online, fysieke en telefonische aankopen kunnen doen zonder een cheque of creditcardaankoop bij de boekhoudafdeling aan te vragen. Stel een strikt bedrijfsbeleid op voor het gebruik van uw creditcard.
Leveranciers vooraf goedkeuren
Als medewerkers elke keer dat ze een aankoop doen, onderzoek moeten doen naar leveranciers en deze moeten bevestigen, maak dan een lijst met goedgekeurde leveranciers die ze kunnen gebruiken. Dit helpt u te zorgen dat u werkt met leveranciers die u kent en dat u volume-aankopen kunt creëren die tot leverancierskortingen kunnen leiden. Een inkoopsysteem opzetten met goedgekeurde leveranciers, zodat ze niet elke keer een kredietrapport hoeven uit te voeren wanneer een medewerker een aankoop doet. Geef de leveranciers een lijst met werknemers die aankopen kunnen doen, of gebruik een bedrijfsinkoopcode die u aan geselecteerde werknemers geeft. Een aanvraag voor een voorstel of een sjabloon die uw werknemers kunnen gebruiken wanneer ze meerdere biedingen op een baan moeten krijgen, stroomlijnt het proces doordat personeelsleden geen biedingsdocumenten hoeven te maken.
Verbeter de inkoopplanning
Als u van tevoren weet dat u specifieke goederen en benodigdheden moet kopen, moet u deze aankopen lang in uw bedrijf plannen, ruim van tevoren. Dit kan ertoe bijdragen dat minder aankopen verloren gaan in een zee van papierwerk, vragen op afdelingsniveau en versnelde aanvragen. Laat uw afdelingsmanagers driemaandelijkse inkoopaanvragen indienen, inclusief leveringsdatums, en laat uw inkoopagent een kalender maken om aankopen te doen.
