Een bedrijf dat producten verkoopt of op regelmatige basis benodigdheden nodig heeft, moet een inkoopeenheid of contactpunt hebben. De persoon die verantwoordelijk is voor dit proces wordt een inkoopagent genoemd. Voordat u de inventaris voor een bedrijf bestelt, is het belangrijk om de basisprincipes van het bestel- en inkoopproces te begrijpen.
evaluatie
Een van de eerste stappen in het voorraad- en inkoopproces is het evalueren van de items die het bedrijf mogelijk koopt. Een voorzichtige koper maakt zich zorgen over de kwaliteit als het gaat om inventarisbehoeften. Hij is ervoor verantwoordelijk dat het bedrijf geen slecht gemaakt product of de verkeerde grondstof ontvangt. Klanten bestellen dus vaak monstermaterialen, producten en benodigdheden om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de kwaliteitsnormen van het bedrijf.
Maak een overeenkomst
Zodra de inkoopvertegenwoordiger een beslissing neemt over een provider en de benodigde producten, is de volgende stap het onderhandelen over een verkoopovereenkomst. In de verkoopovereenkomst komen de koper en de distributeur een prijskorting overeen voor voorraadartikelen en betalingsvoorwaarden. Bijvoorbeeld: "netto 30" betekent dat de betaling 30 dagen na de factuurdatum moet plaatsvinden. De overeenkomst bevat ook voorwaarden en regels voor retourzendingen, uitwisselingen en betaling van vrachtkosten.
Verzendbestelling verzenden
De volgende stap is dat de koper de distributeur, groothandel of fabrikant een inkooporder stuurt. De bestelling is een verplichting om artikelen te kopen, zolang de ontvanger het levert. De inkooporder geeft de exacte items weer die de koper wenst voor inventaris en het adres voor verzending. Het bevat ook een inkoopordernummer, accountnummer (toegekend door de distributeur of fabrikant) en een samenvatting van de voorwaarden die beide partijen zijn overeengekomen.
Betaal Factuur
Het distributiebedrijf ontvangt en verwerkt de inkooporder van de koper. Nadat de artikelen aan de koper zijn verzonden, geeft de distributeur vervolgens een factuur uit om de betaling aan te vragen. De factuur bevat het bestelnummer, het rekeningnummer, het adres van de koper, een beschrijving van de verzonden artikelen en het totale verschuldigde bedrag. De factuur vermeldt ook de datum van uitgifte en de voorwaarden (zoals netto 30, verschuldigd binnen 30 dagen) zodat de koper de betaling op tijd kan indienen.
