Of u nu nieuwe computers koopt of op zoek bent naar een leverancier om werknemers op te leiden, het is handig om een stapsgewijs proces te volgen dat ervoor zorgt dat u krijgt wat u nodig hebt, terwijl u ook rekening houdt met uw budget en verwachtingen voor het product of de service. Een dergelijk proces biedt u de mogelijkheid om de specifieke behoeften van uw bedrijf gedetailleerd te onderzoeken en producten en leveranciers te selecteren die het meest effectief zijn voor uw situatie. Door een zakelijk inkoopproces te volgen, voltooit u niet alleen uw aankoop, maar onderzoekt u ook de resultaten, zodat u weet wat beter kan werken voor toekomstige aankopen.
Tips
-
De 8 stappen van het zakelijke inkoopproces zijn:
- het identificeren van de zakelijke behoefte;
- het bepalen van een budget;
- een inkoopteam selecteren;
- specificaties definiëren;
- zoeken naar opties;
- opties evalueren;
- de aankoop doen; en
- opnieuw evalueren van de aankoop.
Identificeer de zakelijke behoefte
Inkoop is een belangrijk aspect van het runnen van een bedrijf, dus het is van het grootste belang dat bedrijven beslissingen nemen om producten en diensten te kopen die hun activiteiten op de een of andere manier zullen verbeteren. Alvorens een aankoopbeslissing te nemen, moeten bedrijven een echte behoefte aan hun bedrijf identificeren. Het kopen van nieuwe software kan bijvoorbeeld het voorraadbeheer verbeteren, of het toevoegen van een printer kan de productiviteit verhogen. Vaak presenteren werknemers hun werkgevers op andere momenten met hun behoeften. Werkgevers moeten een behoefte erkennen na beoordeling van de werkstroom en bedrijfsdoelstellingen.
Bepaal een budget
Of het nu klein of groot is, een budget kan bedrijven helpen om te veel geld uit te geven en schijnbaar onderbesteed te zijn aan aankopen die ze voor hun activiteiten moeten doen. Een budget geeft het inkoopteam een leidraad die ze kunnen gebruiken bij het onderzoeken van leveranciers en producten, en weegt inkoopmogelijkheden.
Selecteer een inkoopteam
Selecteer personen bij uw personeel om opties te onderzoeken voor de aankoop die uw bedrijf wil doen. Het helpt om personen te gebruiken die zich in de frontlinie bevinden en betrokken zijn bij het item dat u van plan bent te kopen. Deze personen begrijpen de processen achter het artikel dat wordt gekocht en zijn waarschijnlijk het meest bekend met de functies en voordelen die van toegevoegde waarde kunnen zijn voor uw organisatie.
Definieer specificaties
Werk samen met het inkoopteam om een duidelijk beeld te krijgen van de specificaties voor het product of de service die uw bedrijf van plan is te kopen. Als u een printer koopt voor een kantoor in een onroerend goed, kunnen de specificaties bestaan uit een machine die in kleur afdrukt, minder dan 24 inch groot is, afdrukken op glanzend en fotopapier, beschikt over 64 MB geheugen en draadloze connectiviteit, afdrukken tot 17 pagina's per minuut en werkt met Mac- of Windows-besturingssystemen. Deze gegevens kunnen het inkoopteam helpen bij het identificeren van artikelen die direct aan de behoeften van het bedrijf voldoen, en onderzoeken opties die niet aan de algemene behoeften voldoen.
Zoeken naar opties
Gebruik de productspecificaties om te zoeken naar haalbare opties. Vind leveranciers en leveranciers die het product bieden waarnaar u op zoek bent. Houd rekening met leveranciers waar u in het verleden mee hebt gewerkt, met mensen die verkopen of kortingen geven aan bedrijven zoals het uwe.
Evalueer uw opties
Beperk uw zoekopdracht en identificeer de beste opties voor uw bedrijf. Werk samen met het inkoopteam om de voors en tegens van elke optie te identificeren. Denk aan kosten, functies, onderhoud, levertijden, betalingsopties, klantenservice en reputatie van de leverancier.
Maak de aankoop
Bepaal hoe uw bedrijf van plan is om te betalen voor de aankoop en identificeer het kopende teamlid om bij de aankoop te tekenen. Neem contact op met de leverancier die het product levert dat u wilt kopen en koop.
Beoordeel de aankoop opnieuw
Het is belangrijk om aankopen te volgen om te bepalen of de aankoop werkt voor uw team. Ontvang feedback over de aankoop zodat u weet of er wijzigingen in de specificaties moeten worden aangebracht als het product of de software in de toekomst moet worden bijgewerkt.
