Geschreven kantoorprocedures helpen bedrijven om soepel en efficiënter te werken. Basisprocedures schetsen de praktijken van de frontoffices: de procedures, wie ze uitvoert en wat gedaan wordt. Kantoren hebben richtlijnen voor personeelsmanagement, gelddeposito's, inkomende en uitgaande post, correspondentie en terugbetalingen.
Omgaan met de Daily Mail (receptionist)
De inkomende post wordt geopend en de inhoud wordt voorzien van een datumstempel. Cheques worden geplaatst in de bak "Storten". E-mail wordt gesorteerd op ontvanger en in de e-mail bin van de persoon geplaatst.
Hij bereidt de bankstorting voor en maakt kopieën van de ontvangen cheques. Bijlagen worden geniet op de chequekopieën. Hij levert de cheques en aanbrengkopieën en bijlagen aan debiteuren.
Uitgaande post wordt afgestempeld en wordt elke avond naar het postkantoor gebracht.
Telefoonprocedures
Beantwoord de telefoon bij de derde ring. De standaardbegroeting is "Goedemorgen, ABC Company, John spreekt, hoe kan ik u helpen?" Reageer "Just a moment" en plaats de beller in de wacht.
Controleer de kantoorkalender voor afwezige medewerkers. Laat de beller weten wanneer iemand afwezig is en vraag of iemand anders kan helpen. Als de persoon aanwezig is, kondig de beller aan en stuur het gesprek door. Als de lijn bezet is, vertelt u de beller en biedt voicemail of een geschreven bericht aan.
Berichten omvatten de naam van de beller, tijd en datum, reden voor de oproep en terugbelnummer. Plaats het bericht in de e-mailgleuf van de ontvanger.
Kantoorbenodigdheden beheren (secretaris)
Standaardbenodigdheden worden geïnventariseerd en maandelijks besteld. De kantooragenda wordt gecontroleerd op geplande mailings en eventuele benodigdheden. Ze bereidt het bestelformulier voor kantoorbenodigdheden voor en de officemanager autoriseert het voordat het wordt geplaatst.
Vul voor niet-standaardbenodigdheden een formulierenaanvraagformulier in en dien deze in bij de secretaris.
De Office-agenda onderhouden (secretaris)
Zij is verantwoordelijk voor de kantoorkalender. Controleer tijdens het plannen van een vergadering de agenda op conflicten en stuur de aanvraag naar de secretaris.
Maandelijkse mailings voor klanten, marketing en promotie worden ingevoerd op de kantoorkalender. Medewerkers die hiervoor verantwoordelijk zijn, kunnen de data naar de secretaris mailen.
E-mail reisdatums, afwezigheden van medewerkers en vakanties naar de secretaris.
Vergoedingen, cheques en creditcards
Reisvergoedingen worden wekelijks verwerkt. Gebruik het goedgekeurde reisformulier. Voer de onkostendatum, het type kosten en reden voor de kosten in. Bevestig leesbare ontvangsten voor de uitgaven. Geen bedragen worden terugbetaald zonder een ontvangstbewijs.
Gebruik het goedgekeurde formulier voor cheque-aanvraag voor onregelmatige cheques. Vul de informatie van de begunstigde in, de benodigde datum, controleer de hoeveelheid en de redensecties. Verkrijgen van goedkeuring van een manager of de accountant.
Creditcards worden maandelijks verwerkt. Voor elke aankoop is een kwitantie nodig. Voer uw naam, de reden voor de uitgave en andere identificatiegegevens op de bon in. Alle kosten zonder ontvangsten en persoonlijke kosten worden in mindering gebracht op het loon van de werknemer.
Klantenbetalingen en facturen
Voltooide klantbestellingen worden twee keer per dag door de expediteur aan A / R geleverd en aan het einde van de werkdag gefactureerd.
De dagelijkse aanbetalingen ontvangen door A / R worden aan het einde van de werkdag toegepast.
