Het ontwikkelen van standaard operationele procedures is het kenmerk van elk goed bedrijf. Hierdoor ontstaat een soort consistentie die van onschatbare waarde is bij het omgaan met klanten en het onderhouden van goede records. Begrijpen welke procedures gestandaardiseerd moeten worden is een kenmerk van een goede manager.
Standaardisatie van procedures
Bedrijven ontwikkelen werkprocedures om uit te leggen hoe taken moeten worden uitgevoerd. Om te bepalen welke taken moeten worden gestandaardiseerd, besteedt u een week aan het opschrijven van elke actie die wordt ondernomen om aan de behoeften van de dagelijkse bedrijfsvoering te voldoen. Bepaalde kwesties, zoals een klant die niet tevreden was met een product / dienst, worden over het algemeen alleen door het management behandeld en, bij het overwegen van een nieuwer en kleiner bedrijf, door de eigenaar zelf. De standaardprocedures die in eerste instantie zijn gestandaardiseerd, zijn degene die een werknemer zelf moet uitvoeren; andere, meer managementprocedures kunnen later worden toegevoegd.
Kenmerken
De procedures zelf moeten de actie expliciet toelichten, van begin tot einde. Dit betekent dat zelfs de meest simplistische handeling (zoals het inschakelen van de computer) moet worden vermeld. Het idee achter een procedure is dat de werknemer de procedure stapsgewijs moet kunnen volgen en, niet aannames hoeft te doen, de taak nauwkeurig moet voltooien en moet voldoen aan de vereiste standaard. Hoewel het opsommen van meer rudimentaire acties overbodig lijkt, of verspilling van tijd, heeft dit zijn eigen redenen.
functies
Het standaardiseren van operationele procedures werkt als een voordeel voor zowel de werknemer als de manager / eigenaar. De manager / eigenaar kan tijd en energie besparen door procedures uit te leggen. De werknemer krijgt de voordelen van duidelijke verwachtingen; Medewerkers zijn het gelukkigst wanneer wat van hen wordt vereist en hoe ze worden verwacht hun dagelijkse taken te volbrengen in zwart-wit worden geschreven. Zelfs simplistische instructies kunnen enigszins geruststellend zijn wanneer de medewerker zich in een situatie bevindt waarin een taak nauwkeurig moet worden uitgevoerd, maar snel (bijvoorbeeld: een lange rij klanten).
Voordelen
Het belangrijkste voordeel van het standaardiseren van operationele procedures is te vinden in de grotere consistentie die het oplevert voor de interne en externe functies van het bedrijf. Zodra operationele procedures zijn gestandaardiseerd en, natuurlijk, gevolgd, treden er verschillende voordelen op. Ten eerste zal klantperceptie een goedlopend, professioneel bedrijf zijn, waardoor het merkimago toeneemt. Deze perceptie kan zelfs worden overgedragen aan potentiële investeerders / leningofficieren in die zin dat gewoonlijk een kopie van de procedures van het bedrijf wordt opgevraagd wanneer wordt overwogen om financiering / investering te overwegen. Een kopie van de procedures van een bedrijf is ook vaak nodig om een verzekering af te sluiten. Ten tweede zullen de accounts ter plaatse zijn, een gebied waar consistentie niet alleen gewenst is, maar ook, in veel gevallen, wettelijk vereist is.
overwegingen
Het standaardiseren van operationele procedures is niet iets dat lichtvaardig moet worden genomen; specificiteit is de sleutel. De gestandaardiseerde procedures zullen een fundament vormen voor de manier waarop werknemers worden opgeleid, gepromoveerd en gedisciplineerd, en waarmee de behoeften van klanten worden behandeld, transacties worden verwerkt en boeken worden bijgehouden. Besteed de extra tijd aan het nauwkeurig standaardiseren van de procedures die vereist zijn voor goede bedrijfsactiviteiten.
