Hoewel bedrijven van bijna elke omvang een bedrijfssysteem kunnen gebruiken, verwijst een onderneming in de meeste gevallen naar een organisatie van 500 of meer computers die op hetzelfde netwerk zijn aangesloten. Ongeacht de grootte van het bedrijf, hebben bedrijfssystemen allemaal één ding gemeen: ze verminderen de inspanning die managers en werknemers nodig hebben bij het beheren van informatie. Enterprise-systemen integreren de informatie en processen die in een hele organisatie worden gebruikt en, idealiter, maken ze vanaf één plek toegankelijk.
Er zijn vandaag drie verschillende soorten bedrijfssystemen beschikbaar:
- ERP: Enterprise Resource Planning
- CRM: Customer Relationship Management
- SCM: Supply Chain Management
Een Enterprise Software Platform begrijpen
Iedereen met een computer of een mobiele telefoon is al bekend met twee soorten software: besturingssystemen en applicaties. Besturingssystemen, zoals Microsoft Windows, Linux, Android en Apple iOS, hebben toegang tot de hardware en bieden een platform waarop de applicaties kunnen worden uitgevoerd. De applicaties of apps zijn de software die u gebruikt om games te spelen en om uw werk te doen.
In een zakelijke omgeving zijn computers gewoonlijk verbonden in een netwerk via een of meer krachtige computers die servers worden genoemd. De server bevindt zich mogelijk op uw kantoor of ergens anders waar u via internet toegang toe hebt. Toepassingen die zich op de server bevinden, die iedereen in het bedrijf tegelijkertijd kan gebruiken, worden bedrijfssoftware genoemd. Een bedrijf kan bedrijfssoftware gebruiken om dingen te doen zoals inventaris bijhouden, verkoop en betalingen beheren en klantinformatie en werknemersrecords opslaan.
Tips
-
Wanneer mensen over de cloud praten, bedoelen ze een server of een groep servers die via internet toegankelijk zijn.
ERP: Enterprise Resource Planning Systems
Wanneer u verschillende zakelijke functies hebt die u op een bedrijfssysteem wilt gebruiken, is een ERP-softwarepakket vaak het meest logisch.Net zoals Microsoft zijn desktopapplicaties zoals Word, Excel en Powerpoint samenvoegt tot een enkel pakket, dat allemaal samen kan werken, bundelt ERP-software bedrijfstoepassingen in één pakket dat ook kan samenwerken. Deze applicaties, meestal modules genoemd, kunnen in bundels worden gekocht en dan, als u meer functionaliteit nodig heeft, kunnen extra modules worden toegevoegd.
ERP-systemen kunnen meestal klantrelatie- en supply chain management-systemen integreren in hun modules.
CRM: Customer Relationship Management Systems
CRM-software is vergelijkbaar met ERP, maar zoals de naam al aangeeft, is het gericht op klantgegevens. Het wordt meestal gebruikt voor verkoop, klantenservice en marketing. Alle details over uw klanten kunnen worden ingevoerd in het CRM-systeem, dat beschikbaar wordt gesteld aan iemand anders in uw bedrijf. Persoonlijke contactinformatie voor verschillende mensen in de organisatie van de klant kan allemaal worden opgeslagen, evenals het kopen van geschiedenis, klachten en retouren. Nadat deze gegevens zijn ingevoerd, kan het CRM-systeem worden gebruikt om de verkoop te voorspellen en om u te helpen bij het opsporen van marketingmogelijkheden.
CSM: Supply Chain Management Systems
CSM-software draait om de middelen en logistiek die nodig zijn om producten naar uw klanten te brengen. Een veel voorkomende supply chain zou grondstoffen van leveranciers betrekken, deze bestellen en zendingen traceren, vervolgens de items volgen die door het productieproces worden geproduceerd, ze in een magazijn opslaan en ze vervolgens naar klanten verzenden. Een optimaal geoptimaliseerd CSM-systeem kan orders bij leveranciers automatisch plaatsen voordat grondstoffen benodigd zijn, en de efficiëntie van elke afdeling volgen wanneer deze wordt geproduceerd.
Verschillende soorten ERP-modules verkennen
De verschillende modules kunnen vervolgens toegang krijgen tot die gegevens en deze zo nodig aan werknemers presenteren. Zonder een dergelijk systeem kan een boekhoudafdeling één systeem gebruiken, de verkoopafdeling een ander systeem, terwijl het magazijn een derde systeem gebruikt. De informatie van elke afdeling zou in zijn eigen silo blijven, ontoegankelijk voor de andere afdelingen.
Stel dat u bijvoorbeeld een bedrijf had dat regenlaarzen maakte. Zonder een bedrijfssysteem zou elke afdeling onafhankelijk van elkaar werken. Als de verkoopafdeling een nieuwe klant zou aanleveren, zouden ze contact moeten opnemen met de boekhouding om de klant te laten instellen en goedkeuren voor krediet. Na goedkeuring moet de boekhoudafdeling de verkoopafdeling melden dat de eerste bestelling kan worden verwerkt. Dan zou iemand moeten afstemmen met het magazijn en de productieafdeling, terwijl de inkoopafdeling en personeelsafdelingen elk zouden moeten worden ingeschakeld om ervoor te zorgen dat er voldoende voorraden en werknemers waren om de bestelling te verwerken. Elk van deze stappen zou betrekking hebben op e-mails en telefoontjes in het hele bedrijf, evenals op de klant totdat de bestelling werd verzonden.
Met behulp van een bedrijfssysteem, via verschillende modules, zou dit alles automatisch en grotendeels kunnen worden gedaan zonder menselijke interactie, waardoor het proces wordt versneld en menselijke fouten worden verminderd.
Verkoop module: Uw verkoper levert een nieuwe klant op, een winkelketen in Canada, die 1.000 schoenen van hetzelfde ontwerp en verschillende groottes wil kopen. Ze voert de klantinformatie in de verkoopmodule in.
Boekhoudmodule: De boekhoudafdeling ontvangt een melding dat een nieuwe klant is toegevoegd. Ze verifiëren de informatie van de klant en voeren een kredietcontrole uit. Nadat de bestelling van de klant is goedgekeurd, krijgt de verkoper een bevestiging, inclusief de verkoopprijs en klantkorting.
Voorraadmodule: Terwijl de verkoper de bestelling bevestigt, vertelt het systeem haar dat er 200 van deze laarzen op voorraad zijn die onmiddellijk kunnen worden verzonden. De overgebleven laarzen moeten worden vervaardigd en kunnen binnen twee weken worden verzonden.
Productiemodule: Nadat de bestelling is bevestigd, krijgt de productiemanager te horen dat hij 800 laarzen van de vereiste maten moet laten maken.
Human Resources Module: Met de nieuwste bestelling wordt personeel op de hoogte gebracht dat ze een nieuwe drempel hebben bereikt en op basis van de bijgewerkte verkoopprognose voor het kwartaal moeten nog twee werknemers worden aangenomen.
Inkoopmodule: Nieuwe bestellingen voor laarzen activeren automatisch een order naar de rubberfabrikant van het bedrijf om de voorraad op de minimumdrempel te houden.
Order Tracking Module: De nieuwe Canadese klant kan inloggen op uw bedrijfswebsite om te zien wanneer de bestelling wordt verzonden. Het systeem geeft ook andere producten weer die soortgelijke retailers de afgelopen maand hebben besteld.
Module voor beslissingsondersteuning: U ziet dat bestellingen naar Canada enorm zijn gegroeid, waardoor u de gegevens heeft die u nodig hebt om te beslissen of u een verkoper voor dat land wilt inhuren. Kijkend naar de specifieke stijlen die daar worden verkocht, realiseer je je dat er mogelijk markten zijn voor laarzen in dezelfde stijl voor deze nieuwe markt.
Voordelen en storingen van Enterprise Systems
Het selecteren van de juiste bedrijfssoftware kan de productiviteit verhogen, de kosten verlagen, de verkoop verhogen en managementbeslissingen veel efficiënter maken. In een tijdperk van wereldwijde handel, als uw concurrenten al bedrijfsoplossingen gebruiken om hun informatiestroom te stroomlijnen, kan het ontbreken van een bedrijfsplatform u minder concurrerend maken en uw bedrijf in gevaar brengen.
Aan de andere kant, het adopteren van een bedrijfsoplossing lijkt veel op het plaatsen van al uw datumeitjes in één mandje. Een probleem met de installatie kan elke afdeling lamleggen. In een enquête van 2015 beschreef 21 procent van de respondenten de uitrol van hun ERP-oplossing als een mislukking. Problemen kunnen zijn:
- Onjuist personeel trainen om het nieuwe systeem te bedienen.
- Niet voldoen aan de eisen van het personeel.
- Onjuiste configuratie van de vereiste gegevens voor toegang tot het systeem.
- Het niet beschermen van gevoelige gegevens tegen toegang door hackers.
Hoewel sommige problemen slechts enkele weken hoofdpijn kunnen veroorzaken, kunnen anderen enkele jaren aanhouden. Van oudsher is bekend dat implementaties van slechte bedrijven neerkomen op miljardenbedrijven. Een klassieke case study in een slechte ERP-implementatie zorgde er ooit voor dat Hershey er niet in slaagde chocolade op de retailmarkt te brengen voor Halloween, waardoor zijn aandelenkoersen dramatisch daalden. In de afgelopen jaren werd Target's mislukte toegang tot Canada ook toegeschreven aan een slecht georganiseerde ERP-implementatie.
