Het starten of runnen van een bedrijf is een spannend avontuur dat tal van taken met zich meebrengt, zoals het bijhouden van de financiële gezondheid van uw organisatie. Er is meer dan één aanpak voor financieel beheer, dus het kiezen van de juiste boekhoudkundige basis voor uw organisatie is cruciaal om een goed beeld te krijgen van financiële trends en om prognoses voor uw bedrijf te maken. De berekeningsmethode die u kiest, kan ook invloed hebben op uw vermogen. Of u nu zelf een accountant gebruikt of inkomsten en uitgaven bijhoudt, kies slechts één boekhoudmethode en houd u aan consistentie en nauwkeurigheid.
Basis voor boekhouding
De twee soorten boekhoudingen die de meeste bedrijven gebruiken, zijn de methode op transactiebasis en kasbasis. Sommige bedrijven gebruiken de aangepaste kasbasismethode, die principes combineert met zowel de baten-en kasbasis-methoden.
Hoewel elke boekhoudmethode activa, passiva en eigen vermogen registreert, verschillen ze over het moment waarop ze worden geregistreerd en hebben ze dus een impact op de financiële momentopname van een bedrijf op een bepaald moment.
De drie belangrijkste componenten van de basisboekhoudformule (die te allen tijde in evenwicht moet zijn) zijn als volgt:
- Middelen: Activa verwijzen naar materiële en immateriële activa van een bedrijf, zoals contanten, grond, voorraden, gebouwen, debiteuren, beleggingen en andere financieel haalbare posten. Activa gelijk aan passiva plus eigen vermogen.
- Passiva: Verplichtingen verwijzen naar de financiële verplichtingen van een bedrijf om zijn crediteuren te betalen voor crediteuren, opgelopen lonen en leningen.
- Eigen vermogen: Eigen vermogen of eigen vermogen verwijst naar de beschikbare winst. Eigen vermogen plus verplichtingen gelijke activa.
Accrual Method of Accounting
De periodetoerekeningsmethode rapporteert inkomsten op de winst-en-verliesrekening wanneer ze worden verdiend en vergelijkt gerelateerde kosten wanneer de kosten zich voordoen, niet wanneer de rekeningen worden betaald. Accrual accounting resulteert in een resultatenrekening die een accurate weergave geeft van de winstgevendheid van uw onderneming voor een specifieke periode. Als een vertegenwoordiger bijvoorbeeld op 15 december een grote verkoop doet, maar verwacht niet tot 15 januari van het volgende kalenderjaar betaling te ontvangen, registreert de methode voor op transactiebasis de verkoop als opbrengst in december.
Als een groot project deze maand materiaal bestelt, registreert de boekhoudmethode op transactiebasis de factuur als een uitgave, in plaats van te wachten tot deze is betaald. Met deze methode kunt u bijhouden hoeveel geld u moet reserveren om de factuur te betalen. Het helpt ook om fouten te voorkomen waarbij u per ongeluk iets koopt met geld dat al is bestemd voor een ander doel.
Als uitgaven worden gemaakt als gevolg van inkomende inkomsten, zoals benodigdheden die nodig zijn om een door een klant bestelde meubelen te installeren, worden deze uitgaven vergeleken met de omzet in plaats van afzonderlijk vermeld, waardoor een redelijk accuraat beeld wordt gegeven van welk kapitaal beschikbaar zal zijn na voltooiing van het project. Dit is handig, omdat hierdoor voorkomen wordt dat activa en passiva opgeblazen raken, wat kan gebeuren wanneer ze afzonderlijk worden vastgelegd. Het maakt ook het bijhouden van winstmarges eenvoudig en snel omdat inkomsten en uitgaven voor hetzelfde project samen worden bijgehouden.
Het handhaven van een breed en langetermijnperspectief op financiën is nuttig bij bedrijfsboekhouding, maar de methode voor de opbouw ervan is niet zonder nadelen. Boekhouding op transactiebasis vereist meer schattingen en giswerk dan kasboekhouding, die alleen betrekking heeft op inkomsten en uitgaven als ze zich voordoen. Het is bijvoorbeeld mogelijk het inkomen te berekenen voordat het daadwerkelijk op uw bankrekening staat en het vervolgens uit te geven, een nieuw bedrijf in de problemen te brengen of zelfs failliet te gaan.
De opbouwmethode kost ook meer tijd en wordt het best onder toezicht van een professionele accountant gehouden die de ins en outs weet van hoe de boekhoudmethode op transactiebasis nauwkeurig moet worden gebruikt. Een kleverig boekhoudkundig gebied dat het best aan de professionals wordt overgelaten, is het schatten van dubieuze debiteuren of inkomsten die waarschijnlijk niet doorkomen. Hoewel uw bedrijf waarschijnlijk voornamelijk betrouwbare klanten heeft die hun rekeningen snel betalen, zijn er mensen die hun rekeningen te laat of helemaal niet betalen. Een professionele accountant weet deze verliezen te schatten om u een relatief accuraat beeld te geven van de financiële gezondheid van uw onderneming.
Cash Basis van Boekhouding
De kasbasis van de boekhoudkundige opbrengsten wanneer er geld wordt ontvangen en de kosten wanneer ze worden betaald. Stel je voor dat je bedrijf 75 units of conduit koopt voor een aanstaand bouwproject, maar de factuur komt pas een maand nadat je de goederen hebt ontvangen. Uw bankrekening is wat klein en u wacht nog een week om de factuur te betalen nadat deze is ontvangen. U neemt de kosten tot die tijd niet op, ook al heeft uw bedrijf de leiding mogelijk al in het bouwproject geplaatst. Voor een klein bedrijf kan het een opluchting zijn om geen kosten te hoeven registreren voordat het is betaald, maar het kan er ook voor zorgen dat u per ongeluk uw budget overschrijdt en uiteindelijk niet in staat bent om geld te betalen dat u een schuldeiser verschuldigd bent.
Dezelfde principes zijn van toepassing op inkomsten. U tekent bijvoorbeeld een contract met een nieuwe klant die ermee instemt om uw bedrijf enkele duizenden dollars te betalen na voltooiing van een groot project, wat u enkele maanden kost om te voltooien. In de tussentijd moet uw bedrijf materialen kopen en het werk voltooien, wat een kostenpost is. Als u de kasbasis van de boekhouding gebruikt, heeft u alleen het geld dat momenteel op uw bankrekening is, beschikbaar om artikelen te kopen. Hoewel je niet per ongeluk in het rood gaat met de bank, heb je nu een opgeblazen foto van de uitgaven en een opgeblazen beeld van je inkomen in twee maanden wanneer het project is voltooid. Dit maakt een overzicht van contanten voor uw bedrijf onnauwkeurig en onbetrouwbaar.
Hoewel de kasbasismethode voor de boekhouding niet zo nauwkeurig is als de periodetoerekeningsbasis op lange termijn, is een voordeel dat er niet zoveel wispelturigheid vereist is als op transactiebasis. De schatting vereist op transactiebasis wordt het meest veilig gebruikt door een bedrijf dat winstgevend is, met voldoende financiële hefboom om kosten te dekken voordat inkomsten worden ontvangen. Uw onderneming kan beginnen met de kasbasismethode voor boekhouding en vervolgens, met de hulp van een professionele accountant, overgaan naar de transactiebasis wanneer uw vermogen toeneemt.
Gewijzigde Cash Basis van Accounting
De aangepaste kasbasis van de boekhouding combineert de sterke punten van zowel de boekhouding op transactiebasis als de kasbasis. In deze methode wordt het inkomen gedocumenteerd zoals het wordt verdiend, met behulp van de methode op transactiebasis. Tegelijkertijd worden uitgaven gedocumenteerd wanneer ze worden betaald, zoals bij de contante boekhoudmethode. Hoewel de gewijzigde kasbasismethode niet voldoet aan algemeen aanvaarde boekhoudprincipes of GAAP, zijn sommige bedrijfseigenaars van mening dat deze het beste van beide belangrijke boekhoudmethoden samenbrengt.
Als u bijvoorbeeld in oktober contracteert om een huis te bouwen dat in januari wordt voltooid, wordt de omzet in oktober geregistreerd. De bouwmaterialen die worden gekocht voor de voltooiing van het project worden gedurende het project geleidelijk vastgelegd.Op deze manier behoudt uw bedrijf een nauwkeurig overzicht van inkomsten en verkopen, terwijl het de flexibiliteit heeft om activa zo lang mogelijk tijdens het bouwproces zelf vloeibaar te houden. Bijgevolg kan de aangepaste kasbasis van de boekhouding nuttig zijn voor sommige kleine bedrijven die grote projecten binnenhalen, zonder dat de grote bankrekening hoeft te evenaren.
Het belangrijkste nadeel van de gewijzigde kasbasismethode voor financiële verslaggeving is wanneer een externe agent of auditor de financiële administratie van uw bedrijf onderzoekt. Omdat deze methode niet voldoet aan GAAP, moet u teruggaan en al uw records converteren naar de kasbasismethode of de boekhouding op transactiebasis. Dit overtollige werk zou uw organisatie op de lange termijn tijd en geld kosten.
