In de loop van de bedrijfsmaand van een bedrijf maken accountants verschillende boekingen in het boekhoudsysteem. Sommige van deze vermeldingen vinden plaats als grootboekposten die 'journaalboekingen' worden genoemd, rechtstreeks in het grootboek. Sommige van deze posten moeten, wanneer ze in één maand worden ingevoerd, in de volgende maand worden teruggedraaid om het account te wissen. Een van de gebieden waarop dit van toepassing is, zijn maandelijkse provisies.
Omkeringen omkeren
Een boeking waarvoor omkering vereist is, omvat bedragen die in het boekhoudsysteem zijn ingevoerd om uitgaven toe te wijzen die twee boekhoudperioden beslaan. Als bijvoorbeeld een factuur voor een renteloze lening elke maand op de 15e moet worden betaald, is slechts de helft van de boeking van toepassing op de huidige maand, terwijl de andere helft van de boeking van toepassing is op de volgende maand. Om aan deze transactie te voldoen, zou de boekhouder de helft van het bedrag in de huidige maand kosten en een aanpassingsinvoer maken voor de tweede helft van het bedrag. Aan het begin van de volgende maand zou de boekhouder het instellingsitem moeten omkeren om het account te wissen. Het voordeel van het gebruik van stornoboekjes is dat het de accountant in staat stelt kosten te weerspiegelen in de periode waarin deze zich voordoen.
overlopende posten
Accountants creëren boekingen voor niet-ontvangen onkostenposten. Als u bijvoorbeeld een klant voor $ 500 in rekening hebt gebracht, maar een leverancier $ 100 moet betalen voor het voltooien van het werk voor die factuur en de leveranciersfactuur niet hebt ontvangen, moet u ervoor betalen. Het doel is om ervoor te zorgen dat voor de gegenereerde inkomsten ook de kosten worden geregistreerd. Voor de maand dat je de klant $ 500 hebt gefactureerd, zou je een uitgave van $ 100 voor de verkoper moeten maken, waarvoor de volgende maand een omruilpost nodig heeft. Wanneer u echter gegevens ophaalt en terugboekt, kunt u niet vergeten om de boeking voor omkeren of uw uitgavenrekening te overschatten. Een nadeel van het gebruik van achteruitgangen is de mogelijkheid dat u vergeet ze te maken.
Dubbel werk
Omkeringen omkeren vereist een systeem om ze te volgen om ervoor te zorgen dat ze met succes worden voltooid. Zonder tracking omkerende ingangen op een spreadsheet, weet u niet wat u in de volgende periode moet terugdraaien. Boekhoudsystemen die vereisen dat u omkeerboekingen handmatig invoert, vereisen dat de accountant dubbel werk doet. Voor elke gemaakte boeking die omkering vereist in de volgende periode, moet de accountant twee gegevens invoeren, één in elke periode. Dit kan een omslachtige taak zijn en vereist fouten opsporen, omdat de bedragen die in de ene periode worden ingevoerd en in de volgende worden omgekeerd, hetzelfde moeten zijn om nul te worden.
Overgestorte of niet-aangegeven accounts
Een ander nadeel van het gebruik van stornoboekingen is dat fouten de account kunnen overdrijven of onderdrukken. Terwijl overlopende posten een accountant in staat stellen om gemaakte maar niet ontvangen inkomsten of uitgaven op de juiste manier te volgen, kan het vergeten om de boeking te storneren in een te hoog of te laag bedrag op de rekening belanden, omdat de omkeermogelijkheid afwezig zou zijn.
Meer inzendingen, meer fouten
Het gebruik van omkeerdelen verdubbelt het werk van de accountant en de kans op fouten neemt toe als het handmatige werk toeneemt. Een systeem dat voorziet in het automatisch terugdraaien van opgebouwde gegevens, kan het meest efficiënt zijn, omdat de oorspronkelijke invoer slechts eenmaal hoeft te worden uitgevoerd. Hoewel de boekhouder nog steeds de terugboekingen zou beoordelen, zou ze haar werk niet hoeven te verdubbelen.
