Of u nu een of meerdere huurwoningen bezit, het is belangrijk om alle papierwerk dat aan de eigendommen verbonden is, bij te houden. U moet gemakkelijk toegang hebben tot huurcontracten en eventuele addenda bij huurdersvragen, en u moet alle huuraanvragen in stand houden voor het geval een afgewezen aanvrager een toekomstige claim tegen u indient. Bovendien, en misschien wel het belangrijkst, kunt u uitgaven aan uw inkomstenbelasting alleen aftrekken als u ze kunt bewijzen aan de hand van uw administratie. Papierwerk dat nodig is voor belastingen is het meest uitdagend om georganiseerd te blijven omdat er zoveel van is.
Wat je moet bewaren
Bewaar altijd een kopie van de huurovereenkomst, eventuele aanvullingen op de huurovereenkomst en alle huuraanvragen van potentiële huurders op een veilige plaats. Een goed idee is om voor elke woning een bestand aan te maken. Bewaar de bestanden in een archiefkast. U hebt ook bewijs nodig met betrekking tot de vraag of u elk jaar geld heeft gemaakt of verloren aan het huurobject en hoeveel. U doet dat door uw huurinkomsten op te sommen en de kosten af te trekken. Geannuleerde cheques, bankafschriften die direct storten tonen of kwitanties die u schrijft als u contant geld accepteert, bewijzen allemaal huurinkomsten. Uw ontvangsten van alles wat u in huis uitgeeft voor reparaties, verzekeringen, belastingen en wat dan ook, zoals termiet en vuilnis, dienen als bewijs van uw uitgaven. U moet afzonderlijke inkomsten- en uitgavenrecords bijhouden voor elke woning die u bezit.
Paper Trail
Er is niets mis met het bijhouden van de ouderwetse manier door uw inkomsten en uitgaven op te schrijven in een notitieboek of een grootboek en de papieren inkomsten en uitgaven in een opbergdoos of in een vakje in uw notitieblok te bewaren. Deze methode is aanvaardbaar voor de Internal Revenue Service, volgens de website van juridisch advies Nolo. Het is een goed idee om op de bon te vermelden waar deze voor was als deze informatie niet al op de bon staat. De papieren methode kan de eenvoudigste manier zijn om records bij te houden, vooral als dat is hoe je altijd al dingen hebt gedaan. Noteer eenvoudig een inkomstenkolom en een uitgavenkolom voor elke maand om te zien hoe het u aan het einde van het jaar gaat. Verdeel kosten die u één keer per jaar zou betalen, zoals onroerendgoedbelasting, met 12 om een echt maandelijks account te krijgen.
Elektronische methoden
Veel computerprogramma's zijn beschikbaar om u te helpen bij het bijhouden van uw administratie. Spreadsheet-software, zoals Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 en Ability Office, kunnen uw inkomsten en uitgaven bijhouden. U zou voor elke woning een afzonderlijke spreadsheet aanmaken.Maar u zou nog steeds kopieën van uw inkomsten- en uitgavenbonnen moeten bewaren in het geval de IRS u controleert. De andere opties voor het bewaren van bonnen zijn het gebruik van een internetopslagdienst waarmee u uw bonnen kunt uploaden, zoals Shoeboxed, of om een thuisversie, zoals NeatReceipts, te gebruiken om digitale bonnen bij u thuis te bewaren. Bekijk maandelijks uw inkomsten- en uitgavenontvangsten en voer de gegevens in de spreadsheet in.
Property Management Software
Verhuurders kunnen ook property management software gebruiken om het papierwerk van huurwoningen georganiseerd te houden. Quicken heeft bijvoorbeeld software die al het papierwerk voor u organiseert. Het helpt ook bij het vinden van al uw fiscale aftrekposten, geeft u een plaats om late vergoedingen of gedeeltelijke betalingen te registreren en laat u de statussen van uw huurwoningen vergelijken. Property Management-software heeft meestal veel geavanceerde functies die verhuurders met een of twee eigenschappen mogelijk niet nodig hebben. Verhuurders met meer dan 10 woningen vinden ze vaak nuttig, aldus Nolo.
