Volgens de Federal Labour Standards Act moeten bedrijven de uren van werknemers bijhouden, maar wordt niet aangegeven hoe. Hoewel dit betekent dat u alles kunt gebruiken van een papieren aanmeldingsformulier tot een complex computersysteem, is het bedrijf er uiteindelijk verantwoordelijk voor dat de tijdschema's juist zijn - niet die van de werknemers. Om deze reden is de methode niet zo belangrijk als het vinden van een systeem dat consistent werkt en eraan vasthoudt.
Tracking Vereisten
De FLSA vereist dat de salarisadministratie specifieke gegevens bevat over gewerkte uren en de lonen die een werknemer verdient. Ongeacht hoe u werknemersuren bijhoudt, werktijdgegevens moeten de tijd en dag omvatten waarop de werkweek van een werknemer begint, de uren die elke dag worden gewerkt en het totaal aantal gewerkte uren per week. Bovendien moet u twee jaar lang brondocumenten (zoals tijdkaarten, werkroosters en werkbonnen) bewaren, hetzij ter plaatse, hetzij op een andere centrale locatie voor opslag.
Standaard tijdregistratie
Standaard tijdregistratie werkt voor zowel fulltime als parttime werknemers, ongeacht of ze dezelfde of verschillende uren per week werken. Met standaardtracking moeten medewerkers twee tot vier keer per dag inbraken en uitprikken met een elektronische tijdklok of een computer, afhankelijk van of ze een pauze nemen. Volgens het Amerikaanse Ministerie van Arbeid kun je een beleid instellen, zoals de opnametijd tot het dichtstbijzijnde vijf minuten of een tiende van een uur, die kleine discrepanties tussen klokrecords en de werkelijk gewerkte uren veroorzaakt, omdat niet alle werknemers kunnen klokken. of uit op precies hetzelfde moment.
Uitzondering volgen
U kunt uren opnemen met behulp van uitzonderingsregistratie voor administratieve of andere werknemers die meestal elke week dezelfde uren werken. Met exception-tracking maakt u een formulier met de standaard werkuren en vereist u dat medewerkers alleen tijd opnemen als deze verschilt van de normale werkdag. Bijvoorbeeld, als de werkdag normaal begint om 8 uur 's morgens en een medewerker arriveert om 8:10 uur, maar de rest van de dag normaal werkt, wordt de uitzondering weergegeven in de starttijd en zijn de werkuren van de dag 10 minuten te kort.
Tracking van medewerkers buiten de site
De meeste bedrijven gebruiken computersoftware om de uren bij te houden voor werknemers die thuis of op een andere locatie werken. Het bijwonen van virtuele tijdregistratie records in real time, meestal tot seconden. Stel het programma zo in dat het automatisch wordt uitgevoerd wanneer een gebruiker zich aanmeldt op haar werkcomputer om de kans te verkleinen dat een werknemer vergeet in te slagen. Op die manier is het eerste scherm dat een medewerker elke ochtend ziet haar virtuele tijdkaart. Opties voor het virtueel volgen van de tijd variëren van gratis programma's tot eigen software.
