Nette desktops en ordelijke bureauladen krassen alleen op het oppervlak van wat goede organisatie betekent. In plaats daarvan betekent het organiseren van uw werknemers vaak een kijkje nemen achter de schermen en de bureauorganisatie van binnenuit aanpakken. Het kan ook betekenen dat u een beetje creatief denken, evenals traditionele en voor de hand liggende maatregelen, meeneemt in uw benadering om werknemers georganiseerd te krijgen.
Stop met multitasken
Hoewel het lijkt alsof multitasking een goede manier is om meer werk gedaan te krijgen, vermindert het tegelijkertijd werken aan meerdere taken zowel de productiviteit als belemmert uw pogingen om werknemers georganiseerd te krijgen. Volgens de American Management Association kan de netto productiviteitsdaling oplopen tot 75 procent. Stel een duidelijke regel op waarin uw medewerkers worden gevraagd prioriteit te geven aan activiteiten en taken en eerst aan de taak of activiteit met de hoogste prioriteit werken. Dit verbetert niet alleen de productiviteit en vermindert stress, maar resulteert ook in een beter georganiseerde workflow.
Een gegevensrepository instellen
Identificeer en stel een centrale locatie in, zoals een webgebaseerd applicatieframework of gedeelde netwerkdrive, voor het opslaan van formulieren, documentsjablonen, exemplaren van het bedrijfsbeleid en andere informatie die werknemers frequent delen of gebruiken. Het hebben van een locatie voor het opslaan van veel gebruikte informatie zorgt voor gemakkelijke toegang en helpt iedereen om georganiseerd te blijven. Op dezelfde manier informeert een centrale, gedeelde bedrijfs- of afdelingskalender iedereen over wat er gebeurt en helpt het medewerkers bij het opstellen van dagelijkse en wekelijkse plannen.
Vergaderingen en communicatie
Stel duidelijke verwachtingen, delegeer taken en geef waar mogelijk vooraf informatie over wijzigingen. Medewerkers laten weten wat u verwacht en waar u aan wilt werken, maakt planning en een betere organisatie mogelijk. Houd wekelijkse of maandelijkse individuele en groepsbijeenkomsten om de voortgang te beoordelen bij het voldoen aan toegewezen doelen.Richt een goede organisatie rechtstreeks door middel van workshops, aanbevolen sprekers en het werken met werknemers die moeite hebben met het verbeteren van hun organisatorische vaardigheden. Stimuleer notities tijdens vergaderingen om de kans te verminderen dat vergeetachtigheid de goede organisatie zal beïnvloeden.
Tijd voor planning toestaan
Vraag van medewerkers om aan het einde van elke dag 15 minuten te reserveren voor de planning. Neem elke vrijdagmiddag 15 minuten extra op om het schema van de volgende week te bekijken en je voor te bereiden op de aankomende week. Door uw medewerkers te helpen bij het verbeteren van hun planningsvaardigheden, verbetert u ook de organisatie doordat u ze van tevoren materialen of informatie kunt voorbereiden. Met geavanceerde planning kunnen werknemers ook helpen om te zien waar ze misschien te veel in een werkdag passen, wat aangeeft dat het nodig is om dagelijkse doelen te herprioriteren of om hulp te vragen.
