Organisaties zonder winstoogmerk vertrouwen op donaties in natura en contanten. Betrek potentiële donoren in een professionele brief, maar maak een persoonlijke band met de ontvanger. Benadruk het goede werk van de organisatie en hoe het de gevraagde benodigdheden zal gebruiken. Vertel de donor hoe hij een bijdrage kan leveren.
Maak een verbinding
Leg uit waarom uw organisatie belangrijk is voor de potentiële donor. Een school die benodigdheden nodig heeft voor zijn buitenschoolse of kernwetenschappelijke programma's, moet giften vragen aan ouders en vrienden van de school. In de brief, benadruk deze link. Herinner de ouders eraan dat degenen op school zich inzetten voor het bieden van de best mogelijke onderwijskansen voor hun kinderen. Als u lokale bedrijven om advies vraagt, moet u hen eraan herinneren dat de school deel uitmaakt van dezelfde community en dat een donatie van spullen kan aantonen dat het bedrijf zich inzet voor zijn klanten en hun gezinnen.
Promoot het werk
Vermeld het mandaat van de organisatie en beschrijf de resultaten. Een plaatselijk dierenasiel zou een paragraaf kunnen bevatten die de medische zorg, huisvesting en adoptieprogramma's schetst die het biedt. Potentiële donoren die bekend zijn met de organisatie zullen baat hebben bij een herinnering aan de reden waarom de specifieke liefdadigheidsinstelling een donatie van goederen waard is. Neem statistieken op, zoals het aantal studenten dat deelneemt aan specifieke programma's of het aantal honden dat op jaarbasis wordt verzorgd. Getallen geven de potentiële donor een idee van de omvang en het succes van een organisatie en geven een grotere stimulans om voorraden te leveren om de oorzaak te helpen.
Vermeld het verzoek
Supplies zijn tastbare items die een specifiek doel moeten vervullen. Bij het aanvragen van benodigdheden helpt het de donor om precies te weten wat de organisatie nodig heeft en hoe deze zal worden gebruikt. Een school kan aangeven dat hij verfborstels nodig heeft voor een kunstprogramma, een kogel om studentenkleding of kleurpotloden te beschermen. Een dierenredding kan specifiek vragen naar bepaalde merken voedsel, handdoeken, huisdierbedden, riemen en halsbanden. Geef aan of u gebruikte artikelen accepteert of wilt dat de donoren nieuwe benodigdheden geven. Koppel de lijst weer aan de missie van de organisatie door bijvoorbeeld te vermelden dat het kunstprogramma kinderen helpt die naschoolse opvang nodig hebben of dat de bedden voor huisdieren een meer comfortabele onderdakervaring voor dakloze huisdieren mogelijk maken.
Als uw lijst op enkele items is gericht, neemt u deze op als een opsommingsteken in de hoofdtekst van de brief. Als de lijst langer is, neemt u deze op als bijlage. Als u een bijlage opneemt, geeft u de geadresseerden aan de bijlage door met een zin als "bekijk alstublieft onze lijst met meest benodigde items op de bijgevoegde lijst."
Vermeld de donatieprocedure
Laat de ontvanger weten hoe hij uw leveringsverzoek kan vervullen. In de brief moet duidelijk worden vermeld hoe een donatie kan worden gedaan, als de organisatie een ophaalservice aanbiedt, hoe de donor die ophaalactie en de daarvoor vastgestelde datums en tijden kan plannen. Als er een afleverlocatie voor benodigdheden is, vermeld dan het adres, de routebeschrijving en de tijden waarop donors hun voorraad kunnen achterlaten.
Vertel de ontvanger wanneer en hoe u donatiebonnen verstrekt, indien van toepassing. Organisaties die bonnen leveren, moeten een belastingidentificatienummer bevatten.
