Maandelijkse rapporten zijn waardevol als een overzicht van gebeurtenissen en resultaten in een afdeling en als een bijdrage aan een bedrijf als geheel. In het onderwijs bieden ze ook nuttige informatie van verschillende afdelingen over voortgang en resultaten. Ze zijn een record dat kan worden samengevoegd tot grotere documenten om een algeheel overzicht te bieden voor een bedrijf of universiteit.
Schrijf een inleiding over het onderwerp om aan te geven waarom u maandelijks rapporten indient. Toon goede redenen waarom ze vereist zijn en de bijdrage die ze gaan leveren aan het bedrijf, de universiteit of de universiteit als geheel.
Beschrijf de voordelen voor de ontvangers, aangezien de meeste mensen dit als extra werk zullen beschouwen. Een maandelijks rapport kan een gelegenheid zijn om te prijzen en te demonstreren waar het goed is gegaan. Het kan ook een kans zijn om gebieden te vermelden waar ondersteuning nodig is of iets dat moet worden opgevolgd. Het kan ook een rapport zijn over de voortgang van een bepaald project. Benadruk het belang van de rapporten voor het plannen en concentreren van de geest van het individu op de inspanningen van zijn of haar afdeling.
Geef datums en deadlines op voor het jaar waarin de maandelijkse rapporten vereist zijn. Benadruk waarom ze op tijd moeten zijn, omdat ze over het algemeen een bijdrage zijn aan een groter rapport en dit kan worden uitgesteld als de maandelijkse rapporten worden vertraagd.
Lever zo mogelijk een sjabloon met de belangrijkste punten die u in het maandelijkse rapport wilt opnemen. Dit maakt het voor de respondenten gemakkelijker om elke maand tijd in te vullen en op te slaan. Ze kunnen de sjabloon waar nodig wijzigen. Of geef in uw brief richtlijnen om de rapportschrijvers te helpen. Verschillende afdelingen zullen verschillende informatie verstrekken, bijvoorbeeld sommige financiële en sommige verkopen, dus er zijn mogelijk andere sjablonen nodig. Vraag de schrijver van het rapport om de categorieën op afzonderlijke bladen te vermelden.
Splits elke sectie van de brief in alinea's. Vermeld de redenen waarom het maandelijkse rapport vereist is in de eerste alinea. Beschrijf de voordelen voor de ontvangers in de tweede. Vermeld data en deadlines in de derde paragraaf, of lever een aparte lijst met de data. Noem de sjabloon of richtlijnen in de vierde alinea. Voeg een opmerking van waardering toe in de laatste alinea voor de hulp van de ontvanger. Wees bondig en aangenaam.
Tips
-
Het schrijven van een zakelijke brief vereist bepaalde formaliteiten. Als je de brief met iemands naam begint, zou er een einde moeten komen aan "Met vriendelijke groeten". Als u begint met "Geachte heer of mevrouw," zou het een einde moeten maken aan "Hoogachtend". Hieronder moet de aanhef een verwijzingsonderwerp of onderwerpregel zijn, in dit geval 'Maandelijkse rapporten'.
Waarschuwing
Schrijf de brief als een verzoek, maar wees vastberaden dat de rapporten elke maand nodig zullen zijn.
