Weinig mensen vinden het leuk om een medewerker te ontslaan of om een project te verlaten. De beste manier om iemand te beëindigen is om persoonlijk met hem te praten, maar dat is niet altijd mogelijk vanwege de afstand of omdat uw bedrijf officiële documentatie van de beëindiging vereist. In dat geval moet u een brief schrijven waarin u de persoon vraagt de projectgroep te verlaten. Brieven die werknemers ontslaan moeten zorgvuldig worden geschreven om ervoor te zorgen dat de toon tactvol en professioneel is, maar toch de essentiële boodschap overbrengt.
Begin de brief door de datum in te voeren. Sla een regel over en typ de naam en het adres van de ontvanger op afzonderlijke regels. Sla een extra regel over en typ "Geachte heer / mevrouw (achternaam)" gevolgd door een dubbele punt.
Vertel de persoon onmiddellijk dat ze uit de projectgroep is gehaald. Gebruik een tactvolle toon; vergeet niet, hoe ernstig de situatie ook is, deze brief vertegenwoordigt nog steeds u en uw bedrijf, dus u moet professioneel blijven.
Geef een kort overzicht van waarom hij uit het team is gehaald, maar maak geen specifieke opmerkingen. De kans is groot dat hij een goed idee heeft waarom hij uit het team is verwijderd en hij kan telefonisch of per e-mail op de hoogte blijven als hij vragen heeft. Vermijd het schrijven van specifieke informatie omdat ze de ontvanger de mogelijkheid bieden om uw beweegreden in vraag te stellen of om uw beslissing te betwisten.
Bedank de ontvanger voor haar ambtstermijn bij de groep of het bedrijf. Vertel haar dat je haar werk waardeert en wens haar in de toekomst veel succes.
Onderteken de letter "Met vriendelijke groet," en sla drie regelafstanden over. Typ uw volledige naam. Druk de brief af op briefpapier van een bedrijf en verzend deze per aangetekende post, zodat u een bevestiging ontvangt dat hij de brief heeft ontvangen.
