De eerste indruk telt, dus u kunt beter een goede maken, vooral wanneer u een zakelijke vergadering aanvraagt. Of u van plan bent om te schrijven naar een potentiële zakenpartner, een overheidsfunctionaris of een klant, uw woordkeuze kan het verschil maken. Een slecht geschreven sollicitatiebrief kan invloed hebben op uw imago en op uw merk. Bovendien kan het je kansen om een positief antwoord te krijgen verpesten.
Gebruik een passende onderwerpregel
Wanneer u een brief met een afspraakverzoek verstuurt, moet u ervoor zorgen dat in de onderwerpregel uw intentie om de ontvanger te ontmoeten wordt benadrukt. Hou het kort en simpel. Hier zijn een paar voorbeelden:
- Verzoek om een afspraak
- Verzoek om een afspraak te maken
- Vergadering verzoek brief
- Verzoek om te vergaderen op (dag van de week)
- Een vergadering plannen
Afhankelijk van uw voorkeuren, kunt u de onderwerpregel boven of onder het adres van de ontvanger plaatsen. Als u online contact wilt opnemen met de ontvanger, kunt u dezelfde onderwerpregel gebruiken voor uw e-mail en brief.
Stel jezelf voor
Begin de brief door jezelf voor te stellen. Als je de ontvanger op een gegeven moment hebt ontmoet, vergeet dan niet om het te vermelden. Geef indien nodig een korte beschrijving van uw organisatie of missie. U zou bijvoorbeeld iets kunnen zeggen als:
Geachte vertegenwoordiger (achternaam)
Mijn naam is (uw naam) en ik neem contact met u op namens (bedrijfsnaam). We hebben een gemeenschappelijke interesse in … en ik zou graag meer willen bespreken.
Als u een verwijzing heeft, kunt u beginnen met: (Verwijzingsnaam) vermeld dat u geïnteresseerd was om meer te weten te komen over onze producten en diensten. Ik wil u graag uitnodigen om meer te bespreken op ons kantoor op (datum en tijd).
Vermeld het doel van de vergadering
Laat de ontvanger weten wat hij van de vergadering kan verwachten, inclusief hoelang het zal duren. Geef een globaal schema en behandel de belangrijkste punten. U kunt bijvoorbeeld zeggen:
Bij voorbaat dank voor uw aandacht voor dit verzoek. Ik zou graag een gelegenheid zien om u te ontmoeten en bespreken hoe we onze krachten kunnen bundelen voor toekomstige projecten.
Onze bijeenkomst bespreekt een kort overzicht van onze technologie en middelen, evenals enkele voorbeelden van ons werk op dit gebied. We zijn ook geïnteresseerd in het bespreken van een mogelijke samenwerking die beide partijen tot voordeel strekt.
Probeer uit te leggen waar je naar op zoek bent en waarom je deze vergadering in de eerste plaats aanvraagt. Stel twee of drie datums en tijden voor en vraag de ontvangers vriendelijk om hun beschikbaarheid te bevestigen.
Je brief zou iets kunnen zeggen als:
Stel alsjeblieft een datum en tijd voor, die volgens jouw planning is.
Ben je beschikbaar op datum en tijd? Als dit niet het geval is, neemt u contact met ons op via (telefoonnummer) of (e-mailadres) om een vergadertijd in te plannen.
We nemen binnenkort contact met u op om de ontvangst van deze brief te bevestigen en een dag en tijd in te stellen die u het beste uitkomt.
Gebruik de juiste indeling
Zakelijke brieven hebben een specifiek formaat. Schrijf uw naam en adres in de rechterbovenhoek van de pagina. Typ de contactgegevens van de ontvanger in de linkerhoek van de pagina of onder uw adres.
Laat grote marges na en gebruik indien mogelijk een lege merknaam. Houd de brief kort en to the point; idealiter zou het niet meer dan één pagina mogen zijn. Gebruik een formele aanhef, zoals "Geachte heer (naam van de ontvanger). "Als u de exacte naam van de ontvanger niet weet, kunt u deze gebruiken "Geachte meneer of mevrouw." Beëindig de brief met "Met vriendelijke groet," "Met eerbied", "Hoogachtend" of andere formele sluitingen, gevolgd door uw naam.
Een brief met een benoemingsaanvraag moet duidelijk en beknopt zijn. Snijd nutteloze woorden en onnodige informatie weg. Gebruik een gemakkelijk leesbaar lettertype zoals Times New Roman of Arial. Vergeet niet om de brief opnieuw te lezen voordat je hem verzendt.
