Het schrijven van een zakelijke brief aan iemand die je niet kent, is meestal niet moeilijker dan een brief schrijven aan iemand met wie je al bekend bent. Het formaat van de brief moet echter nog steeds professioneel zijn en voldoen aan de juiste normen voor communicatie-etiquette in het bedrijfsleven. Voordat u een zakelijke brief begint, moet u weten hoe u de naam van de ontvanger correct kunt spellen en de juiste titel en het juiste bedrijfsadres van de persoon moet hebben.
Begin de brief met een goede bedrijfsintroductie voor een onbekende persoon, zoals "Geachte heer Smith" of "Geachte mevrouw Johnson," met de achternaam van de persoon zelf. Als de brief is geadresseerd aan een vrouw wiens huwelijkse staat onbekend is, gebruikt u het voorvoegsel 'Ms.' Beëindig de inleiding met een dubbele punt in plaats van een komma als de brief formeler van aard is.
Stel jezelf voor aan de ontvanger omdat je die nog niet hebt ontmoet. Leg uit waarom je schrijft in de eerste alinea van de brief.Breng op professionele wijze het doel van uw aanvraag over en wat u van de ontvanger vraagt.
Typ de brief in een bedrijfsgeschikt formaat. Gebruik alinea's die links van de pagina worden weggespoeld en voorkom alinea-inspringingen. Neem een spatie op na elke alinea. Beëindig de brief met een handtekening die geschikt is voor het bedrijf, zoals 'Oprecht' of 'Met vriendelijke groeten'.
Gebruik een professionele en objectieve stem in de hoofdtekst van de brief. Blijf onbevooroordeeld en vriendelijk terwijl je nog steeds respect overdraagt. Voeg een dankbrief toe voor zijn tijd.
