Er zijn verschillende redenen om een zakelijke brief te schrijven aan een van de honderden buitenlandse consulaten over de hele wereld. U kunt bijvoorbeeld visum- of reisinformatie aanvragen, informeren naar mogelijkheden voor buitenlandse handel, buitenlandse zaken onderzoeken, of een aanbevelingsbrief schrijven voor een student die naar het buitenland gaat voor een stage.
Identificeer de naam, titel en het adres van de persoon aan wie u de brief richt. Elk buitenlands consulaat heeft een gedetailleerde website met een personeelsgids en links naar verschillende afdelingen die u kunnen helpen identificeren aan wie u uw correspondentie moet richten.
Volg het traditionele bedrijfsprotocol bij het schrijven van een zakelijke brief aan het consulaat. Gebruik de volledige naam en titel, afdeling en het consulaat-adres van het individu, opgemaakt volgens het internationale postsysteem van het land. Elk land varieert, dus volg de richtlijnen die staan vermeld in de sectie "contacteer ons" op de website van het consulaat. Als u een papieren brief verzendt, neemt u de datum op in de rechterbovenhoek van uw brief. Als u e-mail verzendt, vermeld dan duidelijk het doel van uw correspondentie in de onderwerpregel.
Schrijf een introductiebrief met een uitleg over wie u bent, waar u vandaan komt, waarom u schrijft en of u namens een ander of uzelf schrijft. Als u namens een bedrijf, een overheidsentiteit, een internationale organisatie of een onderwijsinstelling schrijft, noteer dan de naamsvermelding en vermeld uw titel en inloggegevens.
Schrijf een eenvoudige verklaring die kort maar bondig het doel van uw correspondentie schetst. Vertaalde of geïnterpreteerde taal kan vaak dubbele betekenissen hebben, dus zorg ervoor om slangtaalterminologie of spreektaalgeluiden te vermijden die niet gemakkelijk door een buitenlandse lezer kunnen worden begrepen. De zin 'Ik wil contact met u opnemen' moet bijvoorbeeld worden vervangen door 'Ik schrijf om u te vragen over …'
Beperk uw brief tot een enkel onderwerp en wees specifiek over de uitkomst van uw correspondentie.
Beëindig de brief met een bedankbriefje en geef meer informatie over hoe u bereikbaar bent. Vermeld altijd uw volledige naam. Doe nooit valse of misleidende of potentieel bedreigende uitspraken in een brief aan een consulaat in het buitenland.
Raadpleeg uw lokale postkantoor over verzendvereisten en geschatte levertijd. Als u een geadresseerde, gestempelde envelop bijsluit om een snel antwoord op uw brief te krijgen, moet u ervoor zorgen dat u de juiste hoeveelheid Amerikaanse frankering op de retourenvelop hebt staan.
Tips
-
Websites van buitenlandse consulaten van de Verenigde Staten zijn in het Engels geschreven, terwijl internationale buitenlandse consulaten meestal in de moedertaal van het land worden geschreven met een link naar een Engelse versie.
