De loonlijst voor kleine bedrijven is een sterk gereguleerd gebied dat alles omvat, van persoonlijke informatie van werknemers tot federale wettelijke vereisten van de overheid. Dit is een bedrijfstak die, als ze niet goed wordt gedaan, harde gevolgen kan hebben. Het implementeren van de beste payroll-boekhoudsoftware voor uw type bedrijf, het hebben van een vaste payroll-verwerkingssequentie en het begrijpen van de geldende regels en voorschriften voor loonheffingen, alles samen om uw succes bij het omgaan met dit gebied goed, effectief en efficiënt te verzekeren. Tijdigheid en naleving van details zijn absoluut noodzakelijk.
Items die je nodig hebt
-
Payroll-formulieren en publicaties
-
Payroll-boekhoudsysteem
-
Payroll bankrekening
-
Payroll accounting cheques
Bepaal de betaalperiode. Wordt uw loonadministratie dagelijks, wekelijks, tweewekelijks of maandelijks verwerkt? Ontwikkel een maandelijks schema en houd u eraan. Verspreid een kalender met zowel de einddatum van de betaalperiode (datum waarop werknemers tijdkaarten nodig hebben) en de betaaldatum die daarop is vastgelegd.
Ontwikkel interne loonformulieren zoals ziekteverlofaanvragen, vakantieverzoeken en verlofaanvragen. Bestel IRS-formulieren en publicaties. Essentiële payrollgerelateerde formulieren om te bestellen bij de IRS omvatten Circular E, een publicatie die alles bevat wat de eigenaar van een klein bedrijf moet weten over de loonkosten en de betrokken belastingen, W-9 voor bedragen voor inhouding van werknemers, 941 (driemaandelijkse belastingaangifte) en 940 (jaarlijkse belastingaangifte).
Koop loonadministratie software specifiek voor uw type bedrijf; bijvoorbeeld: servicegericht, productie, detailhandel, horeca of medisch. Elk programma heeft facetten gericht op uw specialiteit in een poging om het payrollproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.
Open een payroll-bankrekening. Het hebben van een bankrekening specifiek voor loonadministratie zal helpen bij het bijhouden van verslagen door de financiële operaties van het bedrijf te scheiden van de salarisadministratie. Het kan ook worden gebruikt om loonbelasting te volgen. Stel nu ook elektronische indiening in voor loonheffingen.
Bestelling payroll cheques met de naam en het adres van uw bedrijf op hen, zodra u uw payroll bankrekening openen. Dit kan worden gedaan via uw financiële instelling of een externe bron. Controleer of de controles overeenstemmen met uw boekhoudsoftware.
Geef elke nieuwe huur een W-9, bepaal hun beloning en informeer hen over hoe ze hun uren kunnen inleveren bij de loonlijst. Is het via tijdkaart of urenstaat? Benadruk het belang van het op tijd indienen van de informatie bij de payroll persoon.
Voer werknemersgegevens in. Nadat u alle inzendingen van de loonlijst hebt ontvangen, begint u met het invoeren van de uren, ziekteverlof, betaald en onbetaald verlof, inhoudingen zoals kinderbijslag en garanties in de salarisadministratiesoftware. Er zal een loonlijstrapport zijn dat de informatie samenvat. Controleer deze cijfers nogmaals om na te gaan of de gegevens die u invoert juist zijn.
Bepaal loonbelasting. Nadat alle personeelsgegevens van uw werknemer zijn ingevoerd, worden de loonheffingen berekend. Uw boekhoudsoftware voor de boekhouding berekent dit bedrag, inclusief het overeenstemmende aandeel van de werkgever voor VAIS. Verifieer deze cijfers door uw Circulaire E te lezen en de hoeveelheid handmatig te berekenen.
Afdrukken en distribueren van salarisadministratie. Het afdrukken van uw loonlijstchecks omvat ook de stap van het boeken van transacties naar de salarisadministratie. Controleer of de informatie correct is gepost. Deel de cheques uit wanneer u klaar bent.
Voer loonbelasting in. Om eventuele boetes en potentiële rente te vermijden, wordt geadviseerd om de loonbelasting elektronisch in te dienen bij de IRS na voltooiing van de salarisverwerking. Neem contact op met uw nationale en lokale overheden voor hun indieningsvereisten.
Tips
-
Als u denkt dat uw bedrijf te klein is om een aparte loonrekening met afzonderlijke loonlijstcontroles te rechtvaardigen, gebruik dan bedrijfscontroles voor salarisdoeleinden. Schrijf de bronbedragen ergens op de cheque, mogelijk op de controlestrook.
Waarschuwing
Let op het gemak van het niet betalen van loonheffingen door het niet hebben van een aparte bankrekening die speciaal is opgezet voor de loonadministratie.
