Een goede inleidende brief legt de essentie vast van het bedrijf dat u wilt winnen, zet de toon voor het gesprek en positioneert u als iemand die deze essentiële extra stap heeft genomen die anderen vaak vergeten. Met een focus op laten zien dat je het probleem begrijpt en dat je waarde en ervaringen kunt bieden die anderen misschien niet hebben, kan een korte bedrijfsintroductie je beste marketingtool zijn.
Ken je publiek
Houd je publiek in gedachten bij het schrijven van je introductie. Een brief aan de eigenaar van een tweedehandswagen bijvoorbeeld zou waarschijnlijk het best informeel worden geschreven, waarbij de ontvanger op voornaam wordt behandeld. Als u zaken doet in het buitenland, neem dan de tijd om dit te doen de cultuur van de ontvanger begrijpen - een inleidende brief aan een uitvoerende macht in bijvoorbeeld Hong Kong zou nooit beginnen met het aanspreken van de persoon op voornaam. Integendeel, u zou de persoon aanspreken als meneer of mevrouw, of door een professionele titel, zoals in "Geachte directeur Liu."
Bewaar de verkooppitch voor later
Ongeacht uw bedrijf, een moeilijk te verkopen in een introductie is nooit een goed idee. Een inleiding is niet hetzelfde als een verkooppraatje, zelfs als het doel is om een verkoop te doen. Integendeel, het doel is om te benadrukken hoe u de meest prangende problemen van een potentiële klant kunt aanpakken en meetbare resultaten kunt behalen. Wees zo specifiek mogelijk en voeg taal toe waarmee de ontvanger directe actie kan ondernemen. De brief moet een call-to-action bevatten of een 'ask' in de laatste alinea, maar dat 'ask' hoeft niet 'koop nu' te zijn. Effectiever is het een oproep om een vergadering te beleggen.
Inclusief alle juiste onderdelen
Houd de introductie kort om te voorkomen dat u de aandacht van uw publiek verliest, maar neem ook alles op wat u moet opnemen. Er zijn drie grote delen van een introductiebrief: Stel jezelf en je organisatie voor, identificeer je sterke punten en sluit af met een directe maar beleefde oproep tot actie. Die oproep moet verder gaan dan "bel me voor een afspraak", maar in plaats daarvan versterkt u uw waarde door bijvoorbeeld te zeggen: "voor meer informatie over hoe ik inzichten kan leveren over het verbeteren van uw bedrijfsresultaten, belt u mij voor een vergadering op uw gemak."
Wees een probleemoplosser
Maak kennis met het idee dat je een persoon bent met vaardigheden of een product dat de moeite waard is, maar doe dat niet met een eenvoudige 'buy me'-verklaring. Het bericht moet op een manier worden gemaakt dat het over uw doelgroep gaat - en niet over u. Geef een korte beschrijving van de verwachte resultaten en de belangrijkste problemen die u als uniek gekwalificeerd kunt oplossen. Een introductiebrief gaat zelden over iemand leren kennen - u wilt een verkoop doen, een contract afsluiten of een baan vinden. Maak uw verzoek duidelijk en uitvoerbaar, met een taal die aangeeft hoe het alle betrokkenen ten goede komt.
Gebruik Formatteren naar uw voordeel
Veel bedrijfsintroducties worden per e-mail bezorgd en het gebruik van rich text-opmaak kan in uw voordeel worden gebruikt. Gebruik vetgedrukte letters in de call-to-action en gebruik hyperlinks in plaats van platte URL's. Hoewel te veel opmaak de brief er verwarrend kan uitzien, kan het gebruik van onderstreepingen, cursieve letters of vetgedrukte letters op de juiste plaatsen extra nadruk leggen. Vermijd echter afbeeldingen waar mogelijk, aangezien veel professionals e-mail checken op mobiele apparaten die niet zijn ingesteld om afbeeldingen te bekijken.
