Een goed gestructureerde vergaderagenda is een waardevol hulpmiddel om ervoor te zorgen dat vergaderingen de gewenste resultaten binnen de toegewezen tijd bereiken. De hoofdlijnen van de uit te voeren activiteiten, evenals de lijst van specifieke onderwerpen die moeten worden besproken, moeten gericht zijn op het begeleiden van de deelnemers door de vergadering. Daarom speelt een agenda een belangrijke rol bij het garanderen dat de vergadering productief is.
Voorafgaande communicatie
Een agenda zorgt ervoor dat relevante informatie over de te bespreken onderwerpen op voorhand aan de deelnemers wordt doorgegeven. Als gevolg hiervan krijgt de deelnemer ruim de tijd om zijn onderzoek en overleg te doen, aangezien de agenda een lijst bevat met de onderwerpen of problemen die moeten worden aangepakt. Bovendien zullen deelnemers weten of ze gepland zijn om te praten of presentaties te geven. Alle leden die voor de vergadering zijn uitgenodigd weten wat ze kunnen verwachten.
Meeting Objective
Een agenda is belangrijk om de deelnemers gericht te houden op het onderwerp. Dit komt omdat het een lijst bevat met de doelen van de vergadering, evenals de belangrijkste zaken die essentieel zijn om de discussie gericht te houden op het doel van de vergadering. Als alternatief kan dit worden bereikt door de deelnemers te informeren over de prioriteiten of aandacht te schenken aan alle problemen en projecten die elke deelnemer raken.
De leden aanspreken
Naast het benadrukken van het doel van de vergadering, helpt een korte mondelinge preview van de agenda aan het begin van de vergadering het tempo van de vergadering bepalen. Het geeft deelnemers ook de mogelijkheid om een standpunt over een kwestie te identificeren, en ook waar ze kunnen terugvallen wanneer de vergadering van het onderwerp afstapt. Dientengevolge, krijgen de deelnemers de stroom van de vergadering te begrijpen en zich voldoende in de besprekingen te engageren.
Time Management Tool
Een agenda biedt een stapsgewijs kader voor een effectieve en efficiënte vergadering. Het helpt effectief gebruik van de tijd van de deelnemers te garanderen, vooral als de agenda een tijd omvat die wordt toegestaan voor elk agendapunt. Door aan de tijd te blijven, kunnen deelnemers zich concentreren op belangrijke zaken en zorgen.
