Als werkgever bent u verantwoordelijk voor het achterhouden van federale belastingen van loonstrookjes voor werknemers en het vervolgens overmaken van de bedragen aan de belastingdienst. Hoewel deze eis papierwerk en boekhoudkundige taken toevoegt aan uw takenlijst, is het proces van het berekenen van de belastingheffing op werkgevers eenvoudig. De IRS biedt publicatie 15 (circulaire E), de belastinggids voor werkgevers, die de informatie bevat die u nodig hebt om de verantwoordelijkheid van uw werkgever voor de loonheffing uit te voeren en uit de problemen te blijven. Circulaire E wordt elk jaar bijgewerkt om wijzigingen in de federale belastingcode weer te geven.
Wat zit er in circulaire E?
Schema E is een uitgebreide gids voor federale werkgeversbelastingsbelastingen. Hij begeleidt u bij het opzetten van een IRS-account als werkgever, ontvangt een werkgeversidentificatienummer en bepaalt wie u als werknemer voor belastingdoeleinden moet behandelen. Het biedt ook informatie over het instellen van uw salarissysteem om te synchroniseren met IRS-rapportage, inhoudingsvereisten en het bepalen van het type te gebruiken loonperiode: wekelijks, tweewekelijks of maandelijks. Het biedt ook informatie voor het afronden van loonbelastingbetalingen aan de IRS, hetzij door cheques te mailen als uw driemaandelijkse loonlijst onder een drempelbedrag ligt, of door onlinebelastingen te doen volgens een schema dat wordt bepaald door uw belasting- en salarisvolume. Circulaire E bevat ook tientallen pagina's met belastingtabellen die u kunt gebruiken om het bedrag op te zoeken dat u van het loonstrookje van elke werknemer moet aftrekken op basis van salaris en individuele omstandigheden zoals burgerlijke staat.
Hoe circulaire E in het bedrijfsleven te gebruiken
Een deel van de informatie in circulaire E is bedoeld voor starters, zoals de informatie over het registreren voor een EIN. Andere informatie, zoals de specificaties die bepalen wie als werknemer behandeld moet worden, is relevant wanneer u werknemers voor het eerst in dienst neemt, maar u kunt er in de loop van de tijd naar verwijzen als u werknemers onder verschillende omstandigheden in dienst hebt. De belastingtabellen aan het einde van Circulaire E zijn van belang voor uw loonbelastingberekeningen op een permanente basis, vooral als uw werknemers betaald loon zijn in plaats van salarissen, en hun loonstrookbedragen variëren van de ene betaalperiode tot de volgende. Bewaar de kopie van circulaire E die de IRS u elk jaar stuurt en raadpleeg deze indien nodig.
Belastingtabellen gebruiken
Wanneer u medewerkers in dienst neemt, moet u W-4-formulieren invullen om informatie over de inhouding of een samenvatting van persoonlijke omstandigheden te verstrekken die van invloed zijn op de federale inkomstenbelasting die zij moeten betalen. U kunt W-4-formulieren online vinden en deze formulieren moet u bewaren nadat uw werknemers ze hebben ingevuld. Wanneer u salariscontroles schrijft, vindt u de pagina in de loonbelastingtabellen die overeenkomt met uw standaardbetalingsperiode en ook met de indieningsstatus van een bepaalde werknemer, zoals eenmalige of gehuwde aanvraag gezamenlijk. Zoek de kolom voor het aantal inhoudingen dat is ingehouden op de W-4 van elke werknemer en scrol omlaag naar de regel met het loonbereik, inclusief het salaris van die werknemer. Het nummer op de bijbehorende regel en kolom geeft aan hoeveel federale inkomstenbelasting u moet inhouden voor de betalingsperiode.
