Een noodplan is een voorgestelde wijziging in de strategische richting van een bedrijf als reactie op onvoorziene gebeurtenissen die ervoor zorgen dat financiële resultaten aanzienlijk afwijken van wat werd verwacht of voorspeld. Bedrijfseigenaren bereiden rampenplannen voor omdat ze erkennen dat het moeilijk is om de toekomst nauwkeurig te voorspellen. Omgaan met onzeker is onderdeel van de taakomschrijving van elke bedrijfseigenaar.
Waarom noodplannen nodig zijn
Tijdens de planning nemen bedrijven moeilijke beslissingen over de toewijzing van hun middelen, waaronder kapitaal, personeel en productiecapaciteit. Deze beslissingen zijn gebaseerd op veronderstellingen over de zakelijke omgeving waarmee het bedrijf het komende jaar en daarna geconfronteerd zal worden. Vaak verandert deze omgeving nadat de plannen zijn geïmplementeerd. Concurrenten implementeren hun eigen strategieën om meer marktaandeel te winnen. De algemene economie kan op of neer gaan - soms plotseling en met weinig waarschuwing. Het strategisch plan van een bedrijf eindigt niet meer in de omgeving van de omgeving en er moeten veranderingen worden doorgevoerd.
Wanneer planning voor onvoorziene omstandigheden is voltooid
Veel bedrijven bereiden rampenplannen voor tijdens hun jaarlijkse planning wanneer zij de strategische richting voor het komende jaar en voor de langere termijn bepalen. Maar sommige managers streven ernaar om contingencyplanning het hele jaar door in hun besluitvorming op te nemen en herkennen het als een nuttige tool voor het oplossen van zowel grote als kleine problemen. Een kleinere kwestie zou een concurrent zijn die een sleutelbeheerder overtuigt om het bedrijf te verlaten om voor hem te werken. Als de bedrijfseigenaar al een vervanging had gehad die was getraind of op zijn minst was geselecteerd, zou de wijziging een minimale verstoring van de prestaties van de afdeling veroorzaken.
Creatief proces
Contingency planning vereist een creatief strategisch denken - zich kunnen inbeelden welke gebeurtenissen zich zouden kunnen voordoen om het bedrijf van zijn beoogde financiële koers af te houden. Contingency planning wordt ook wel 'what-if'-scenario's genoemd. Tijdens vergaderingen vragen managers hoe het bedrijf zou reageren als een bepaalde gebeurtenis zou plaatsvinden. Deze bijeenkomsten moeten open en freewheelen zijn, waardoor alle ideeën zonder kritiek tot uitdrukking kunnen worden gebracht.
Niet altijd negatief
Noodplanning moet niet worden beschouwd als iets dat uitsluitend is bedoeld om negatieve gebeurtenissen aan te pakken. Het is ook een hulpmiddel om vooruit te plannen om te profiteren van de kansen die zich in de loop van het jaar kunnen voordoen. Een voorbeeld is het beschikken over kapitaalbronnen die kunnen worden gebruikt om een concurrent te verwerven waarvan de eigenaren onverwacht aankondigen dat ze bereid zijn om te verkopen.
Voordelen
Contingentieplanning scherpt de strategische denkvaardigheden van managers aan. Ze worden zich meer bewust van de steeds veranderende zakelijke omgeving waarin het bedrijf opereert en hoe dit het succes van het bedrijf kan beïnvloeden. Het hebben van rampenplannen zorgt voor een snellere reactie op onverwachte gebeurtenissen en kan de schade aan inkomsten en winst verminderen. Een winkel kan zijn zaken verstoren door straatreparaties die het voor klanten moeilijk maken om te parkeren en door de hoofdingang te komen. De winkel moet een noodplan hebben om snel de achteringang te herschikken, zodat klanten op die manier kunnen komen, inclusief bewegwijzering om klanten te wijzen op de verandering.
