Als u ooit de handleiding hebt gelezen voor het samenstellen of gebruiken van een nieuwe aankoop en meer verward bent weggelopen dan toen u begon, bent u niet de enige. Technisch schrijven kan zelfs voor de meest ervaren professional lastig zijn. Bij het schrijven van een technisch rapport is het echter belangrijk om relevant onderwerp op te nemen, duidelijk en beknopt te zijn en uw informatie te organiseren zodat de lezer het gemakkelijk kan begrijpen.
Subject matter kiezen
Mensen schrijven over het algemeen technische rapporten wanneer ze een soort onderzoek hebben gedaan en de resultaten moeten presenteren aan een specifiek publiek. Dit onderzoek kan veldonderzoek zijn - enquêtes, interviews en observaties - of boekonderzoek. Ongeacht het type onderzoek dat je hebt gedaan, kun je niet alle informatie die je hebt verzameld delen. In 'Wat advies over het schrijven van een technisch rapport', suggereert Alan Sherman van de Universiteit van Maryland, Baltimore County, dat je rapport zich moet concentreren op belangrijke bevindingen die laten zien dat het onderwerp van je onderzoek interessant en belangrijk is. Je moet ook elementen opnemen zoals onderzoeksontwerp en aanbevelingen als dat nodig is.
Duidelijk en beknopt zijn
Mensen lezen geen technische rapporten voor bloemrijke taal of beeldtaal. In plaats daarvan lezen mensen technische rapporten omdat ze op zoek zijn naar een specifiek soort informatie. Wees duidelijk en beknopt wanneer je je rapport schrijft. Denk aan uw doelgroep en uw doel en schrijf op een manier die lezers het best begrijpt wat u probeert te communiceren. Als u bijvoorbeeld weet dat veel mensen die Engels als tweede taal spreken uw rapport lezen, vermijdt u clichés en idioom. Overweeg zoveel mogelijk het punt te raken door woorden, zinnen en alinea's weg te knippen die u niet nodig hebt om de informatie die u hebt verzameld te rapporteren.
Uw informatie organiseren
Organisatie is van cruciaal belang in technische rapporten. Of u nu een how-to-artikel of een fiscaal rapport op de werkplek schrijft, ongeorganiseerde informatie kan het moeilijk maken voor lezers om die informatie te gebruiken. Publiek en doel hebben een grote invloed op hoe u uw rapport organiseert. Wat uw publiek al weet over het onderwerp, bepaalt of u achtergrondinformatie moet opnemen voor specifieke informatie. Als het doel van uw rapport het gebruik van geld of pleitbezorger voor een te ondernemen actie rechtvaardigt, eindig met een voorstel of beroep en organiseer de tekst van uw rapport rond uw steun voor deze actie. Individuen die schrijven hoe ze moeten typen, moeten er zeker van zijn dat de stappen in een juiste, chronologische volgorde worden geplaatst.
Verwijzen naar externe bronnen
Omdat informatieve technische rapporten vaak de resultaten van onderzoek onthullen, kunt u de ideeën van anderen in uw teksten citeren. Of je deze bronnen citeert of parafraseert, je moet ze de eer geven door ze te citeren. Als u uw rapport schrijft voor werk, kan een voet of eindnoot worden aanbevolen voor dit citaat. Als je echter het rapport voor school schrijft, zal je docent of professor meestal vereisen dat je een bestaande citatiestijl gebruikt, zoals Modern Language Association of American Psychological Association-stijl.
