De meeste bedrijven ontvangen regelmatig voorraadverzendingen. Inventarisatie biedt de middelen om nieuwe producten voor klanten of afgewerkte producten te bouwen en deze rechtstreeks aan klanten te verkopen. Bedrijven die een vooraf vastgesteld voorraadontvangstproces volgen, zorgen ervoor dat het bedrijf weet welke voorraaditems de voorraad invoeren en betaalt alleen voor die artikelen. Een nauwkeurig voorraadontvangstproces draagt ook bij aan het handhaven van nauwkeurige voorraadniveaus.
Aankomst van verzending
De eerste stap bij het ontvangen van voorraad is wanneer de vrachtwagen aankomt bij de haven van het bedrijf. Het magazijnpersoneel ontmoet de vrachtwagenchauffeur en begint met het lossen van de vrachtwagen. De magazijnmedewerkers lossen de inventaris van de vrachtwagen naar een gespecificeerde locatie binnen het magazijn. De werknemers registreren de hoeveelheid van elk artikel op het vervoersdocument. Zowel de werknemer als de vrachtwagenchauffeur ondertekenen het document om de ontvangen hoeveelheid te verifiëren.
Vergelijk verzenddocumenten
De magazijnmedewerker vergelijkt verschillende documenten om ervoor te zorgen dat de juiste hoeveelheden worden geregistreerd. Deze documenten omvatten de originele bestelling, het verzenddocument en een handgeschreven ontvangstrapport. Als er discrepanties zijn met betrekking tot het voorraaditem of de hoeveelheid, controleert de medewerker de ontvangen inventaris en schrijft de correctie handmatig in het document.
Winkelvoorraad
Na het verifiëren van de ontvangen hoeveelheden, slaan de magazijnmedewerkers de voorraad op in de magazijnschappen. Elke magazijnplank bevat markeringen die het bedrijf gebruikt om inventaris te vinden wanneer dat nodig is. De magazijnmedewerkers schrijven de magazijnmarkeringen op de documenten terwijl ze de inventaris opslaan.
Voer de hoeveelheid in die is ontvangen voor het systeem
De medewerker gebruikt de documenten om de voorraad bij te werken die is ontvangen in het inventarissysteem van het bedrijf. Na het inloggen op het computersysteem van het bedrijf, voert de medewerker elk ontvangen artikel, de exacte ontvangen hoeveelheid en de magazijnlocatie in. Nadat alle items in het systeem zijn ingevoerd, drukt de medewerker dit inventarisbevestigingsrapport af en voegt dit toe aan de huidige set documenten. Zij stuurt dit pakket door naar de inkoopafdeling.
Adresverschillen met leverancier
Wanneer de inkoopafdeling de documenten ontvangt, controleren ze eventuele discrepanties die zijn opgemerkt door de magazijnmedewerker. De verkoper stuurt meestal een factuur naar de aankopende agent die deze factuur vergelijkt met de documenten. Als er discrepanties bestaan tussen de factuur en de documenten, neemt de inkoopagent contact op met de leverancier en onderhandelt het totale verschuldigde bedrag. Zodra de agent tevreden is met het te betalen bedrag, schrijft ze dit op de factuur, keurt het de factuur goed en stuurt deze door voor betaling.
